Apporter une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers
- Organiser de façon permanente la vie professionnelle du directeur général des services
o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
o Organiser les déplacements du cadre
- Organiser et planifier des réunions
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
o Respecter les délais de transmission de documents divers avant la réunion
o Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus du COMDIR
- Assurer le secrétariat du directeur général des services
o Rédiger et mettre en forme tous types de courriers
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Procéder à l'accueil téléphonique et physique du secrétariat général et à l'accueil
o Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers le service compétent
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Remplacer la secrétaire de direction, plus précisément chargée du secrétariat des élus pendant ses absences
o Assurer le secrétariat du Maire, des Élus et des commissions
o Préparer les réunions du Conseil Municipal et des Bureaux Municipaux et réaliser les comptes-rendus
o Assurer le suivi des documents à transmettre au contrôle de l'égalité et autres interlocuteurs (Délibérations, procès-verbaux, décisions, arrêtés...)
- Gérer les services Etat civil/Élections/CNI-Passeport
o Manager une équipe de trois personnes
o Organiser les plannings d'ouverture du service " CNI
o Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil en l'absence de l'officier d'état civil
o Contrôler l'authenticité des attestations fournies
o Etablir les différents actes d'état civil
o Etablir les dossiers de mariage
o Participer à l'organisation des élections
Savoir-faire
- Bonne maîtrise de l'outil informatique et utilisation de logiciels professionnels spécifiques
- Établir une relation de confiance avec le cadre
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Savoir s'organiser et gérer son temps
- Management d'équipe
Savoirs
- Connaissances du fonctionnement et du rôle des collectivités
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée...)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Procédures administratives à la rédaction des actes d'état civil
-Techniques de médiation et de négociation
Savoir-être
- Gestion des situations de stress et/ou conflictuelles
- Attentif
- Discrétion
- Ecoute
- Empathie
- Capacités managériales
- Sens des relations Humaines
- Aptitude à travailler en équipe
- Rigueur
- Sens des responsabilités et de l'initiative
- Savoir fixer des priorités
- Savoir rendre compte à la hiérarchie
- Capacité d'organisation
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