Secrétaire (h/f)

Le Service d'accueil pour mineurs étrangers (SAME) accueille sur la région Marseillaise en appartements autonomes les jeunes migrants confiés à l'ASE des Bouches-du-Rhône âgés de 15 à 18 ans. Composé d'une équipe pluridisciplinaire: ES, CIP, IDE, CESF, psychologues, maitre de maison, le SAME propose un accompagnement socio-éducatif jusqu'à la majorité ainsi que la sortie des dispositifs ASE pour des dispositifs de droit commun

Vous serez plus particulièrement chargé(e) de l'accueil téléphonique, de la frappe de documents, (rapports, courriers, etc ), de la tenue et du classement des dossiers.

Vos activités :
- Accueil physique et téléphonique des mineurs et des familles reçues au service
- Renseignement du public
- Suivi des agendas partagés, des prises de rendez-vous et l'organisation de réunions.
- Gestion du courrier et des mails
- Production et mise en forme les différents documents de toute nature et de tout type
- Gestion, suivi des dossiers des mineurs et actualisation en fonction des besoins et des informations transmises par les différents intervenants (saisie des données dans le logiciel métier, classement, archivage)
- Suivi des échéances des mesures
- Formalisation des écrits des professionnels
- Elaboration du tableau de suivi des facturations
- Établissement des tableaux de suivi et de statistiques liés à l'activité du service
- Gestion du stock

Profil :
BTS assistante de direction ou BTS SP3 S
Maîtrise des outils bureautiques les plus courants
Maîtrise du français écrit et oral
Capacité à proposer des évolutions de pratiques permettant d'optimiser les procédures
Rigueur, et sens de l'organisation
Connaissance de la protection de l'enfance
Secteur social - CCN 66

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.