Secrétaire d'inter us - avril 2025 f/h

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste
Secrétaire d'inter US - Avril 2025 F/H

Type de contrat
Titulaire ou CDD

Rémunération
Selon la grille indiciaire

Télétravail
Oui

Présentation du service

Placé sous la responsabilité du Docteur Clément LECLAIRE, le Département Adulte se compose d’un exécutif de département et de 16 Unités de Soins (US) réparties sur Paris et la petite ceinture ainsi que d’une unité d’intervention d’Urgence en soins Palliatifs (Pallidom). Ensemble.

Ces US assurent quotidiennement la prise en charge de 600 patient(e)s en moyenne à leur domicile (domicile privatif, ehpad, centre d’hébergement…).
Chacune de ses unités de soins est managée par un(e) cadre d’Unité de Soins, accompagné(e) d’un(e) médecin
référent. Chaque unité de soins à une secrétaire d’US, relayée notamment pendant ses absences et congés par une secrétaire inter-US qui opère sur 2 unités de soins (ou 3 dans le cas Pallidom, Paul Brousse et PSL).

Vos missions

Nouveau poste en création, le secrétaire d'inter US est un poste aux missions variées.

Mission générale :
En tant que secrétaire inter-US, vous êtes affecté(e) au Département et exercez sur 2 US proches :
- Quand il manque une secrétaire sur une des US de votre secteur, vous êtes amené(e) à vous déplacer
pour assurer le secrétariat de l’Unité de Soins : missions de remplacement sur une US
- Quand il y a une secrétaire sur chaque US de votre secteur, vous travaillez comme « aide inter-US» sur
certaines tâches communes à l’ensemble de ces US : missions inter-US

EN REMPLACEMENT SUR UNE US
- Saisie, organisation, classement et mises à jour de données, informations ou documents de diverses
natures (saisie et MAJ de données dans DLK, GED patient, courriers entrée/ sortie, mini dossier …).
- Rédaction et mise en en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de
compétence
- Gestion de la réponse téléphonique ligne interne et de la ligne patients : accueil, accompagnement et
orientations des aidants et patients, identification des informations communicables à autrui en respectant
le secret professionnel, relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges /
réclamations
- Gestion des infirmiers libéraux IDEL ; envoi des documents à signer lors d’un nouveau partenariat en lien
avec l’idelia; génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la
résolution d’incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux
- Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension),
contrôle de la facturation en lien avec la mise en place et le retrait du matériel, commandes taxi et
ambulances, commandes auprès du magasin des petites fournitures bureau
- Organisation des visio consultations ORTIF (prise de rdv, réservation Outlook au médecin, rappel du
patient avant la visio )
- Ambassadeur informatique ou suppléant ambassadeur
- Présence au staff US si reprise de la ligne téléphonique possible par renfort
C1 - Interne

EN MISSIONS INTER-US
- Gestion de la ligne téléphonique sur les horaires de journée lors des staffs US, reprise des appels patients
/ aidants particuliers
- Support au secrétariat d’US : sur la gestion des libéraux, sur la gestion du matériel au domicile après
l’entrée patient, sur l’accompagnement patients / aidants
- Relais de la gestion du matériel après l’entrée patient
- Infos aux patients sur le circuit des éloges et réclamations le cas échéant, relances sur les questionnaires
de satisfaction
- Contribution à la réponse aux EI

Particularités de la fonction :
- Affectation sur le département : Mobilité sur différentes unités, proches géographiquement et définies avant la prise de poste
- Formations adaptées à la fonction : logiciels institutionnels, identito-vigilance, vocabulaire médical, droit
du patient, entretien téléphonique…

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS
- S'exprimer en face -à- face ou par téléphone auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques
- Esprit de synthèse et de discernement
- Sens de l'organisation et réactivité
- Respect de la confidentialité et du secret professionnel

Qualifications professionnelles
- Qualification en secrétariat
- Connaissances bureautiques indispensables WORD / EXCEL / OUTLOOK
Préférable :
- Connaissance de l'HAD et des logiciels HAD : DOMILINK,
- Connaissance de l'AP-HP et des logiciels AP-HP appréciée : ORBIS, SAP

Horaires de travail
plage horaire de 08h à 17h en roulement

Vos avantages à l'AP-HP
Prise en charge des Transports en commun à hauteur de 100 %
Tickets Restaurants d'une hauteur de 10 euros par jour travaillés (dont 6€00 à charge de l'employeur)
2 CE : AGOSPAP et HOPTISOINS
Supplément Familial supplémentaire pour les enfants

Description de l'hôpital
L'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.

Service d'affectation
Unités Secteur Sud EST

Référence de l'offre
2025-14516