Secrétaire de mairie itinérant.e (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires par voie de détachement ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il concerne un projet identifié ou une opération particulière. Le contrat proposé est de 12 mois au minimum, six ans au maximum, la durée dépendant du temps de réalisation du projet. Les fonctionnaires peuvent également postuler sur cette offre et pourront être recrutés par voie de détachement. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Le projet de territoire validé en conseil communautaire en juillet 2023 a conduit à l’élaboration d'un schéma de mutualisation.

Lors de l’élaboration du schéma, plusieurs maires ont exprimé des difficultés à assurer le remplacement de leur secrétaire de mairie pendant leurs absences et permettre ainsi la continuité du service public dans les communes.

C'est dans ce cadre qu'a été décidé le recrutement d' secrétaire de mairie itiné

L'objectif de ce poste est par conséquent d'assurer le remplacement ponctuel et/ou le renfort des secrétaires des mairies de la CDC afin d’assurer le bon fonctionnement communal et plus particulièrement :
•Mettre en œuvre les décisions municipales
•Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
•Conseiller les élus
•Coordonner, organiser et gérer les moyens humains, matériels et financiers des communes

Un bilan des mises à disposition sera réalisé à l’issue de la 1ère année de mise en œuvre afin d’évaluer la nécessité de reconduire le dispositif et d’en ajuster les modalités le cas échéant. Missions / conditions d'exercice Activités et tâches principales du poste :

*METTRE EN ŒUVRE LES DECISIONS MUNICIPALES :

-Assister, conseiller et alerter les élus sur les questions juridiques
-Assurer le suivi du Conseil Municipal (convoquer aux réunions, monter les dossiers, préparer la salle et rédiger le compte-rendu) et des différentes commissions (convoquer aux réunions, monter les dossiers).
-Préparer, mettre en forme et exécuter les décisions du Conseil et du Maire dans le respect du cadre législatif et règlementaire.
-Monter les dossiers de demandes de subventions et en assurer le suivi (préparation des justificatifs).
-Assurer la gestion administrative des marchés publics.
-Rédiger l’ensemble de la correspondance administrative et technique de la collectivité.

*GERER LES MOYENS HUMAINS :

-Encadrer les agents, répartir et planifier leurs activités.
-Suivre le déroulement de carrière des agents ou leur contrat de travail
-Renseigner les agents
-Gérer les emplois du temps et les autorisations d’absence (avec l’accord de l’élu).
-Gérer les paies (en interne ou avec le CDG33 en fonction des situations) et les diverses déclarations.

*GERER LES MOYENS FINANCIERS :

-Gérer les financements de la collectivité.
-Préparer, mettre en forme les documents budgétaires et procéder à leur exécution
-Assurer le suivi financier de la collectivité et tenir la comptabilité : préparer les mandats et les titres de recettes.
-Assurer la gestion de la dette.
-Assurer la gestion des assurances et des sinistres.
-Relire l’ensemble des documents financiers.
-Gérer les achats publics.

* GERER LES MOYENS MATERIELS :

-Gérer l’utilisation des équipements municipaux.
-Assurer la gestion des équipements municipaux
-Veiller au respect des règles ERP.
-Définir les besoins en matériels et équipements et assurer les achats d’après les remontées des services (sous réserve de validation par l'autorité territoriale). –
-Assurer le suivi des contrats de maintenance.
-Assurer le classement de l’archivage et la conservation des documents administratifs.
-Gérer et suivre les dossiers « Ecole », « cantine », « garderie » et « transport scolaire » (le cas échéant).

*GERER LE SECRETARIAT GENERAL :

-Gérer le courrier Arrivée et Départ
-Rédiger et mettre à la signature le courrier du Maire
-Gérer l’approvisionnement en fournitures administratives.

* ASSURER L’ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DES ADMINISTRES :

-Accueillir, orienter et renseigner la population.
-Rédiger les actes et tenir les registres d’état civil.
-Assurer le rôle d’Officier d’Etat civil délégué
-Tenir à jour le fichier électoral (inscriptions et radiations) et délivrer des cartes d’électeurs.
-Suivre les procédures de délivrance des autorisations d’occupation des sols en lien avec les services compétents.
-Délivrer les dossiers divers et aider à leur compréhension

Activités et tâches secondaires du poste :

- Participer aux missions de la Communauté de Communes

Conditions et contraintes d’exercice :

• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte)
• Mobilité géographique sur tout le territoire de la CDC + déplacements quotidiens en voiture (Remboursement des frais de déplacement depuis la résidence administrative)
• Double autorité : hiérarchique (CDC) et fonctionnelle (maire) Profils recherchés • Compétences techniques :
-Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales
-Connaître les missions des Administrations et partenaires publics
-Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
-Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs : état civil, législation funéraire, élections, droit d’occupation des sols, marchés publics, gestion du domaine public, droit des assurances, aide sociale.
-Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale
-Connaître la règlementation en matière d’archivage.

• Compétences relationnelles :
-Etre polyvalent, adaptable et avoir un esprit d’analyse et de synthèse.
-Maîtriser les techniques de communication
-Etre organisé, rigoureux et méthodique.
-Etre autonome, efficace et réactif.
-Être patient, discret et sérieux
-Sens de la diplomatie

• Qualifications nécessaires :
-Permis B