Le / La gestionnaire des Assemblées occupe ses fonctions au sein de la Direction des Affaires Juridiques, intégrée au pôle Ressources.
La Direction des Affaires Juridiques comprend le service Assemblées, le service Juridique, Assurances et Procédures foncières et le service Commande publique.
Il/elle assure le secrétariat des assemblées et des réunions de l'exécutif, sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Juridiques.
Il/elle assure également le suivi du processus exécutoire des arrêtés et des décisions, la tenue à jour des annuaires et le secrétariat de la Directrice des Affaires Juridiques. Il / Elle est également en charge du suivi des frais de déplacement des élus et pourra être amené(e) à assurer le remplacement de l'assistant de la Direction Générale.
Le / La gestionnaire intègrera une équipe dynamique, évoluant dans une ambiance bienveillante, chaleureuse et conviviale.
- Assurer le secrétariat des assemblées : organisation des assemblées et suivi administratif (préparation des supports de présentation aux élus (Powerpoint), rédaction des notes de synthèse, rédaction des procès-verbaux, envoi des dossiers de travail, transmission en Préfecture, publication en ligne, suivi des notifications, tenue des tableaux de suivi des actes administratifs et des registres, classement, archivage, ...),
- Assurer le secrétariat des réunions de l'exécutif,
- Assurer le suivi du processus exécutoire des arrêtés et des décisions (transmission en Préfecture, publication, suivi des notifications, ...),
- Assurer le secrétariat de la Directrice des Affaires Juridiques : Rédaction et mise en forme de courriers, préparation des engagements et des bons de commandes, organisation de réunions, ...
- Gestion des frais de déplacement des élus,
- Suivi des représentations au sein des commissions et organismes extérieurs et tenue à jour des tableaux de suivi des représentants des communes auprès des commissions thématiques et des représentants de Grand Lac auprès des organismes extérieurs.
- Tenue à jour des annuaires.
Il est demandé :
- Une connaissance du fonctionnement des collectivités et EPCI, et notamment du processus de décision et des règles de fonctionnement des assemblées,
- Une connaissance du circuit de légalité et du caractère exécutoire des actes administratifs,
- Une connaissance des compétences et de l'organisation de Grand Lac,
- Une bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, publipostage notamment), des techniques de secrétariat ainsi que de l'expression orale et écrite,
- De très bonnes qualités rédactionnelles.
- Une posture d'écoute, de bienveillance et d'ouverture aux relations humaines,
- Une appétence au travail en équipe, et un esprit de convivialité,
- Une relative autonomie dans l'organisation du travail, et la capacité à travailler dans un calendrier contraint par des délais règlementaires, nécessitant une grande réactivité,
- Une rigueur dans l'exercice des missions, et une bonne capacité d'organisation,
- Le strict respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
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