Secrétaire du service technique

Le/la secrétaire du service technique assure le secrétariat du service technique, apporte une assistance au Directeur du Pôle Technique en terme d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

Les activités principales:
- Organisation de la vie professionnelle du Directeur du Pôle Technique :

o Standard téléphonique

o Courriers entrants / sortants

o Gestion des congés et établissement des plannings

o Etablissement des plannings salles et transmission (prestataires chauffage et autres)

o Suivi de la facturation de l’établissement du bon de commande à la réception des marchandises et la facturation (transversalité avec la comptabilité)

o Gestion des fournitures de bureau

o Traitement des demandes sur le site internet de la Ville et répondre aux fiches signalement

o Transmissions des tickets carburants du mois

o Demande d’échanges de bennes DIB (atelier et espaces verts)
- Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique
- Suivi des projets et actualités de la Direction
- Accueil physique et téléphonique du bureau ST :

o Locations tables et chaises

o Remise de raticide

o Divers
- Suivi des dossiers RH :

o Gestion personnels et planning des ST (personnel atelier, Espaces verts, fêtes…), gestion des pointages, établissement du tableau des 1607 heures des agents (atelier, espaces verts, ville propre, salle des sports)

o Plannings de viabilité hivernale, astreintes, fêtes

o Affectation des différentes informations, notes de services, visites médicales, courriers liés au personnel

o Organisation, répartition, suivi des attestations des formations des agents ST

o Gestion des dossiers d’évaluation et mise à jour des fiches de poste
- Organisation logistique des demandes d’intervention en régie, des entreprises sous contrat, et accueil physique des entreprises (clefs, alarmes, livraisons…)

Les activités secondaires :
- Gestion des remplacements du service entretien et ATSEM en cas d’absence la coordinatrice (congés).

Les pré-requis:

• BTS Assistant de Direction, Gestion PME/PMI

Ou expérience similaire sur un poste d’assistance de Direction, à Maîtrise d’Ouvrage

Les compétences:

o Les savoir-faire :

Organisation de la vie professionnelle du cadre
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Établir une relation de confiance avec le cadre

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Suivis des projets et activités de la Direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

o Savoirs professionnels :
- Notions d’organisation et gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
- Tableau de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu

o Savoirs généraux :
- Organisation de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité
- Missions du service
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités