1) Gestion logistique et moyens généraux
- Recense les besoins en relation avec les acheteurs ; - Veille à l’organisation et à la mise en œuvre des travaux - Met en application les procédures d'achats dans la limite du seuil de dispense des 40.000 € HT, et des seuils européens jusqu’à 215 000 € HT - Assure les échanges écrits avec les fournisseurs retenus ; - Gère les réceptions d'achats et les factures ; - Assure le suivi et contrôle les engagements de dépenses dans le respect de la commande publique ; - Assure le suivi du contentieux et du contrôle dans l'exécution d'un marché ; - Elabore et suit les bons de commande liés aux achats de la logistique et des moyens généraux - Traite les demandes d'intervention de maintenance du matériel et d’entretien des locaux - Effectue le traitement des demandes par sourçage - Gère et fait le suivi des contrats associés aux différentes prestations (services de maintenance, services d’entretien, distribution d’eau, nettoyage, gardiennage, autres…) - Assure la gestion des commandes et le traitement des factures via le logiciel e-finances (Berger-Levrault) - Assure le pilotage des prestataires ou intervenants internes ou externes et garantir la qualité des prestations pour un ou plusieurs sites. - Contrôle les opérations effectuées. - Tiens à jour des tableaux de bord des interventions, des engagements, permettant d’établir des statistiques annuelles - Rédige et met en forme des documents d'aide à la décision : cahier des charges, tableaux de bord, notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - Contribue et met en œuvre le plan climat énergie dans le cadre de la démarche cit’ergie.
2) Gestion de la flotte automobile
- Chargé d'organiser la gestion logistique, en mettant en permanence à disposition le matériel ou les équipements nécessaires au bon fonctionnement des différents services, selon les besoins. - Participer à la définition de la politique de gestion de la flotte automobile dans le respect des objectifs politiques, environnementaux, sociaux et financiers de la collectivité. - Gérer l’ensemble de véhicules de l’EPCI au niveau logistique, administratif et technique - Assurer le suivi des achats et de la logistique de la flotte automobile de l’EPCI en contribuant et mettant en œuvre le plan climat énergie et de la démarche cit’ergie. - Superviser les flux de véhicules du parc automobile. - Organiser l'utilisation des véhicules. - Garantir et organiser l'entretien et la réparation des véhicules et matériels - Gérer les factures, les cartes essence, les contraventions, les assurances et les sinistres - Assurer la supervision et l'entretien d'un parc d'un ensemble de véhicules, - Allouer et organiser les ressources (automobiles et matérielles) nécessaires en fonction des besoins des différents services. - Suivre une flotte de véhicules professionnels en fonction des différentes réglementations de sécurité et en respectant certains impératifs, comme le coût, le délai et la qualité - Conseiller les utilisateurs et leur présenter les différents véhicules du parc automobile. - Intervenir dans les décisions d'investissement transport de l’EPCI - Gérer la partie administrative des dossiers de véhicules du parc. - Rédiger un reporting des activités auprès de sa hiérarchie.
Sous l'autorité du/de la responsable du service achats et moyens généraux, assure les missions suivantes :
- Accompagner au quotidien l'ensemble des directions de l’EPCI dans leurs besoins en termes de logistiques et moyens généraux via l'achat de fournitures, de prestations diverses de services.
- Assurer la gestion des commandes et garantir l’approvisionnement en matériel - Planifier, organiser et optimiser toutes les tâches nécessaires à la passation d’un achat public
- Gérer l’organisation logistique, administrative et technique des véhicules de la DGST et des véhicules de fonction
- Autonomie, discernement, sens des initiatives et du service public - Dynamique et capacité à réagir à des situations impromptues, respect des délais, sens des priorités - Rigueur et efficacité, grande disponibilité, polyvalence - Maîtriser les procédures administratives, financières et juridiques des collectivités locales et des EPCI - Être doté d’un excellent relationnel et avoir des facilités en négociation commerciale - Coopération transversale, écoute, pédagogie, sens du service, discrétion, - Analyser, diagnostiquer et réagir rapidement face à un disfonctionnement ou à des incidents. - Savoir travailler en équipe et capacité à s’intégrer dans un collectif de travail, faire partager ses connaissances - Méthodique, et parfaitement organisé, sachant gérer les priorités, sens des responsabilités, - L’urgence et les imprévus font partie de son quotidien, doit être très réactif et capable de travailler sous pression. - Maîtrise des nouvelles technologies dont les logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) et Internet, les outils de communications (site internet, applications mobiles) - Maîtrise des techniques de traitement et de classement de documents - Connaître les bases des procédures de passation des marchés publics et des finances publiques - Bonne capacité rédactionnelle et très bonne en orthographe - Avoir la capacité de rendre compte, l’esprit de créativité, - Maitrise de la réglementation en matière de transport - Maîtrise le matériel spécifique à la pratique de son activité
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