Ce poste ouvert à temps non-complet (50%) évoluera vers un poste à 90 % ou à temps complet au cours du premier semestre 2026, un agent de la collectivité devant faire valoir ses droits à la retraite.
Positionnement institutionnel :
- Responsable hiérarchique : la secrétaire générale / le maire
- Pas d'encadrement
Positionnement relationnel :
- Relations fonctionnelles interne : le maire, les adjoints et conseillers municipaux, la secrétaire générale, l'ensemble du personnel.
- Relations fonctionnelles externes : Relations régulières et fréquentes avec la population, les institutionnels, les services extérieurs.
1 / Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- accueillir le public sur place et par téléphone,
- renseigner le public sur place et par téléphone,
- identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
2/ Participer à la gestion du service urbanisme :
- réceptionner les demandes, les contrôler et les transmettre aux services instructeurs,
- suivre les dossiers et communiquer les pièces manquantes,
- délivrer les certificats d'urbanisme informatifs,
- répondre aux demandes des notaires,
- informer les administrés et délivrer les plans du cadastre, du plan local d'urbanisme, du plan de prévention des risques, ...
3/Participer à la gestion du service social :
- monter les dossiers d'aides et les transmettre aux services concernés,
- procéder aux domiciliations,
- remettre le courrier aux personnes domiciliées en mairie.
4/ Aider à la gestion du secrétariat général :
- traiter les actes d'état civil,
- effectuer le recensement militaire,
- procéder aux inscriptions sur les listes électorales,
- gérer le planning des animations dans la commune et des concerts dans la cathédrale,
- gérer la réservation des salles,
- enregistrer et traiter le courrier papier et électronique,
- réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique,
- classer et archiver des dossiers.
5/ Activités secondaires, accessoires, saisonnières :
- Cantine : superviser le passage des cartes cantine lorsque la responsable est absente,
- Ecole : procéder aux inscriptions scolaires,
- Comptabilité : émettre des mandats de paiement et des titres de recettes,
- Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service municipal.
Savoir être :
- qualités relationnelles, sens de l'accueil,
- organisation et méthode,
- réactivité,
Savoirs socioprofessionnels :
- cadre règlementaire des actes administratifs (état-civil, législation funéraire, élections, urbanisme, ...)
- règles de l'expression orale et écrite de qualité,
- techniques de secrétariat,
- fonctionnement de l'internet,
- standard téléphonique.
Savoirs généraux :
- organisation de la collectivité,
- missions du service public,
- fonctionnement et rôle des autres collectivités.
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