Responsable de gestion administrative et budgétaire (h/f)

Au sein de la Direction Générale Adjointe Finances et Domaine, la Direction Administrative et Financière assure la sécurité juridique des actes et répond à un besoin de transversalité :
- Préparation des marchés ;
- Préparation du budget et son exécution ;
- Evaluation des activités des directions et mise en place d'indicateur ;
- Stratégie en matière de ressources humaines ;
- Suivi des délibérations, des parapheurs.

En qualité de Responsable de gestion administrative et budgétaire, vous serez en charge du :
- Suivi de l'exécution budgétaire et de l'élaboration du budget primitif ;
- Suivi de l'activité des directions et de l'élaboration d'indicateurs de suivi ;
- Avis juridiques : suivi des instances et relecture des délibérations au visa du DGA, relecture des parapheurs au visa ou signature du DAF, référent " protection des données " de la DGA ;
- Pilotage de la stratégie des ressources humaines de la DGA.

Missions principales :

Administration générale du service :
- Encadrement et assistance des agents du service ;
- Coordination de l'activité des agents, réunions avec les équipes du service ;
- Validation des demandes d'absence (congés, formation, télétravail, etc) ;
- Entretien professionnel annuel des agents du service ;

Elaboration budgétaire et suivi de l'exécution :

* Elaboration du budget :
- Piloter la campagne budgétaire en transversalité avec les directions ;
- Organiser des réunions de coordination ;
- Collecter et exploiter des estimations en dépenses et en recettes faites par les services ;
- Accompagner l'équipe comptable pour les saisies sur SEDIT pour la préparation du budget primitif ;
- Collecter et rédiger les éléments de langage accompagnant les propositions de budget ;

* Exécution budgétaire :
- Mettre en place et assurer le suivi de tableau de bord ;
- Organiser des réunions d'information avec les directions ;
- Rédiger des notes d'information ou d'alerte ;
- Assurer un reporting auprès de la direction générale adjointe et de la direction en charge des finances.

Elaboration d'indicateurs et suivi de l'activité des directions :
- Mettre en place des indicateurs d'activités des directions en collaboration avec les directeurs ;
- Organiser des réunions de coordination ;
- Collecter et exploiter les données nécessaires au suivi des indicateurs ;
- Accompagner les directions dans le suivi de leur activité ;
- Rédiger des notes d'information ou d'alerte.

Sécurisation juridique d'actes :

* Suivi des instances :
- Relecture des projets de délibération et fiches Q/R + avis juridiques ;
- Participation aux comités de lecture, le cas échéant.

* Suivi et relecture des courriers de l'ensemble des directions au visa du DAF :
- Relecture et visa des parapheurs au visa ou à la signature du DAF.

* Délivrance d'avis et/ou conseils juridiques

Relatif aux contrats (baux, marchés, etc) ;

Relatif aux délibérations ;

Relatif à la rédaction de courriers ;

Relatif aux pratiques RH.

Référent " protection des données " de la DGA en binôme avec le DAF :
- Coordonner les référents RGPD des directions de la DGA ;
- Participer aux réunions animées par le Délégué à la Protection des Données.

Ressources Humaines :

* Suivi de la masse salariale :
- Analyser les données du domaine d'activité (mouvements, suivi des effectifs, remplacement des départs, évolution des postes, masse salariale, etc) ;
- Proposer des stratégies permettant de respecter les contrats de masse salariale ;
- Elaborer des documents de synthèse pour communication et aide à la décision.

* Gestion des carrières :
- Coordonner les procédures collectives liées aux Comités Techniques communications de la DRH, etc) ;
- Assurer le conseil et sécuriser les pratiques auprès des directions et services

* Généralités :
- Appréhender les problématiques de personnel à la demande du DGA, des responsables de direction ou service, ou de la DRH (ex : carence ponctuelle, problème comportemental, insuffisance professionnelle, problématique organisationnelle).

Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau et déplacements occasionnels ;
- Utilisation d'équipements informatiques ;
- RIFSEEP : 3 ;
- NBI : Oui, U11 ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Tramway Opéra Vieille Ville ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : non ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule : non.

NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie A de la filière Administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.

Domaine de diplôme : idéalement Master Gestion des administrations publiques, Droit Public, RH.

Compétences :
- Connaître le statut de la fonction publique territoriale ;
- Compétences organisationnelles et coordination de différents acteurs ;
- Compétences rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe et de la grammaire ;
- Mettre en place des dispositifs de suivi et contrôle à l'aide de tableaux de bord ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Connaitre les processus et circuits de décision de la collectivité ;
- Analyser et synthétiser des informations dans des outils d'aide à la décision ;
- Maîtriser les procédures administratives et juridiques associées à la fonction ;
- Faire preuve de rigueur dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager la responsabilité de la collectivité ;
- Faire preuve de discrétion dans la gestion des ressources humaines.

Qualités recherchées :
- Connaissance de la fonction publique territoriale ;
- Rigueur et organisation ;
- Qualité rédactionnelle ;
- Sens relationnel développé.