Placé sous la responsabilité de la coordinatrice des formations du CHU d'Orléans et de l'équipe de direction de l'IFPM, le secrétaire aura pour missions :
La gestion des stages (plus de 4000 par an),
L'enregistrement des notes des élèves, tenue des dossiers pédagogiques,
L'organisation des épreuves diplômantes,
Le secrétariat,
La gestion, organisation, commissions d'attribution des crédits (CAC).
Savoirs :
Maîtrise indispensable des logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point), des règles typographiques et de mise en page,
Maîtrise des logiciels métiers EPSILON (formation à ce logiciel assurée),
Saisie des données et contrôle des informations,
Notions de la réglementation des formations dispensées au sein de l'IFPM.
Savoir-faire :
Savoir recueillir et traiter des demandes,
Organiser et hiérarchiser les informations,
Classer et archiver des dossiers,
Travailler en transversalité,
Travailler en équipe,
Respecter le devoir de neutralité et de discrétion professionnelle.
Savoir-être :
Sens du contact, qualité d'écoute et de dialogue,
Présentation générale et langage adapté selon l'interlocuteur,
Rigueur, organisation,
Implication, autonomie et polyvalence,
Sens de la communication et de la politesse,
Force de proposition pour faciliter le fonctionnement du secrétariat.
Capacités rédactionnelles attendues.
Horaires : Amplitude ouverture secrétariat : 8h00 - 18h30,
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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