Assistant(e) administrati(f)ve en charge du secrétariat des instances et des pôles carrières et conseils juridiques en ressources humaines

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice générale adjointe, l'agent sera chargé(e) d'assurer le secrétariat des instances paritaires rattachées au CDG et d'assurer l'assistance

administrative du pôle gestion des carrières (composé d'une responsable de pôle et 4 gestionnaires) et du pôle conseils juridiques en ressources humaines (composé de 3 juristes).

Des missions de secrétariat des instances paritaires rattachés au CDG (CAP, CCP et le CT/CHSCT + conseils de discipline) en lien avec la Direction générale, la responsable du pôle gestion des carrières et les gestionnaires et juristes, incluant :
- La rédaction et envoi des convocations et ordre du jour,
- La logistique (gestion des agendas, réservations de salle, défraiement, chevalets, café, installation de la séance...),
- Le suivi du quorum,
- La participation en séance,
- La rédaction des PV (en lien avec l'agent référent de l'instance) et des avis pour les collectivités et agents le cas échéant, et transmission des PV aux membres,
- La réalisation des copies des avis aux gestionnaires et mention sur outil informatique
- Le suivi de la composition des instances (tableaux de bords, remplacement.)
- La gestion des demandes de révision de comptes rendus d'évaluation annuelle en vue de leur examen en CAP ;
- Assurer le suivi du recensement annuel des effectifs au CST,

Une partie de ces tâches sont dématérialisées via un outil informatique module instances AGIRHE.

Des missions d'assistance administrative des pôles 'gestion des carrières' et 'conseils juridiques en ressources humaines', et principalement :
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat,
- Impression des courriels arrivant sur les boites génériques des 2 pôles,
- Gestion des parapheurs à la signature du Président ou de la DG, DGA et des envois des courriers (copie, scan et envoi) ;
- Envoi des actes, communications collectives (en grand nombre : promotion interne, avancement..) ou individuelles des agents des pôles par voie postale ou courriel (impression, scan, copie, mise sous plis...),
- Archivage des dossiers,
- Organisation et planification des réunions et ateliers d'informations (réservations salles, invitation, convocations, suivi des inscriptions, attestation de présence, reprographie des supports...),
- Saisies sur l'outil informatique de gestion des carrières (Ciril)
- Affichage des tableaux annuels d'avancement de grade des collectivités,

Activités ponctuelles :
- Participation à l'organisation des élections professionnelles,
- Toutes autres missions susceptibles d'aider les agents du pôle.

Formations / Expériences :
- Niveau BAC pro secrétariat bureautique souhaité ;
- Expérience dans le domaine du secrétariat souhaitée.

Compétences / Qualités :
- Rigueur, respect des délais, autonomie et sens de l'organisation impératifs pour gérer le volume,
- Maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook) ; la connaissance de CIRIL RH et AGIRHE serait un plus.
- Réelles capacités rédactionnelles et application des règles d'orthographe ;
- Goût pour le travail en équipe et sens du relationnel ;
- Discrétion et pragmatisme ;
- Disponibilité et réactivité
- Curiosité ;
- Seraient un plus, des notions de base en droit public, notamment compétences et fonctionnement des collectivités locales, des instances et le régime des actes administratifs.