Secrétaire de département de formation (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Intégré/e au secrétariat pédagogique du département Gestion des Entreprise et des Administrations du site de Bordeaux Bastide, le/la secrétaire pédagogique sera amené/e à travailler avec d'autres assistantes pédagogiques.
Sa mission sera d'exécuter des actes administratifs et de réaliser la gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; de recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Il/elle assistera, informera et orientera dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle accueillera le public et l'orientera vers le bon interlocuteur et participera aux activités courantes liées à l'organisation des enseignements et à l'accueil des étudiants.
Activités principales :
Gestion administrative:
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Pédagogie:
- Interagir avec les responsables de formation et le ou la responsable du département de formation et mener des opérations courantes dans le cadre de l'organisation de ces formations
- Participer à des actions simples liées à l'organisation administrative de la pédagogie

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes débutant ou vous avez une première expérience et vous vous reconnaissez dans ce profil :
Vous disposez des savoirs suivants :
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques d'élaboration de documents
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques de communication
- Culture internet
Vous mettrez en pratique ces savoir-faire:
- Rédiger des rapports ou des documents
- Retranscrire les informations orales à l'écrit
- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer et classer les documents
- Appliquer la règlementation imposée dans son domaine d'activité
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité de gestion comptable et financière mais aussi à l'organisation des enseignements
- Maitriser les outils bureautiques
Vous êtes réactif, organisé-e. Vous avez le sens relationnel et le sens du travail en équipe
Plus d'informations :
Basé à Bordeaux Bastide, accès tram A (arrêt « Jardin botanique »).
Poste ouvert aux contractuels
Rémunération : 963 € brut mensuel avec prime
Avantages liés au poste :
Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
Des offres loisirs, sport et culture
Possibilité de parking du personnel
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile - travail
Parcours d'accueil et formations
Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

L'IUT de Bordeaux est présent sur 4 sites géographiques : Agen, Bordeaux-Bastide, Gradignan, Périgueux. Il se positionne comme l'un des IUT les plus grands et les plus diversifiés de France.
L'IUT de Bordeaux développe des relations partenariales de qualité avec les acteurs socio-économiques de chacun des quatre sites et au niveau national. Il est organisé en départements pédagogiques qui dispensent une formation supérieure technologique générale et professionnalisante jusq...