Agent d'accueil/secrétariat à la direction des ressources humaines (h/f)

- L’agent administratif d’accueil recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la DRH.
- Il accueille, renseigne (premier niveau) ou oriente les agents vers les services concernés.
- Il suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation.

Accueil physique et téléphonique des usagers DRH
- Analyser la demande.
- Orienter vers le bon interlocuteur.
- Reformuler les demandes et rechercher les réponses adaptées.
- Relayer l’information entre l’usager et les différents interlocuteurs DRH.
- Délivrer des informations générales de premier niveau.

Réaliser des tâches administratives :
- Traitement du courrier via l’utilisation du logiciel dédié.
- Relever au quotidien les statistiques de fréquentation.
- Procéder à des saisies informatiques.
- Aider à remplir des documents administratifs.
- Mettre à disposition la documentation et formulaires RH accessibles en libre service à l’accueil de la DRH.
- Assurer en polyvalence avec la Correspondante l’accompagnement pour l’accès aux prestations sociales.
- Mettre à jour l’affichage des informations et les formulaires, à destination du public.
- Définir les commandes de fournitures, matériel et veiller à l’approvisionnement des stocks du service (fournitures de bureau, accusés de réception, papier blanc photocopieuses, sacs poubelle, etc.).
- Être l’interlocuteur des services informatiques et techniques intervenants dans les locaux.

Connaissance de l’environnement territorial :
- fonctionnement, de la collectivité et organisation des services.
- Techniques d’accueil et de communication téléphonique, règles générales de communication.
- Maîtrise des logiciels Libreoffice (Word et Excel), Messagerie Zimbra, CivilNetRH, intranet Intralog, logiciel Courrier.
- Connaissance des missions des différents pôles au sein de la DRH.
- Expérience dans l’accueil du public souhaitée.