Assistant pédagogique h/f

La CCI DE BAYONNE recrute un.e assistant.e pédagogique en CDI, pour la Formation Continue au sein d’EMISA

Rattaché(e) à la Direction, le ou la titulaire du poste sera chargé(e) des missions suivantes

Participez à la construction de l’avenir de nos apprenants : devenez assistant(e) pédagogique pour EMISA CCI Bayonne Pays Basque. 3 atouts : Vous rejoignez un campus en pleine expansion, une équipe bienveillante et vous donnez du sens à votre carrière.
Notre slogan « L’étincelle de votre avenir » résonne aussi pour nos collaborateurs !

Votre mission

• Contribuer aux missions du service par un appui polyvalent dans la relation avec les apprenants, avec les entreprises, avec les intervenants et dans l'élaboration, l'engagement et le déroulement des programmes,


• Assister administrativement et logistiquement la coordination pédagogique (Responsable pédagogique et coordinateurs/trices pédagogiques)


• Veiller à anticiper les problèmes de coordination et logistique par une bonne connaissance des besoins des différents acteurs,


• Assurer la fonction d’interface auprès des commerciaux (premier contact, prise de rdv) via l'offre de formation lors d’actions de promotion de produits et autres actions si besoin

Vos activités principales
1. Accueil et planification des formations

• Assurer un accueil physique et téléphonique auprès de différents publics (jeunes - entreprises - formateurs - collaborateurs internes).


• Accueillir et orienter les participants lors des actions collectives (forums - remise des diplômes...),


• Conseiller, orienter le client (entreprise, particulier, stagiaire),


• Contribuer à l'organisation des formations (planification, inscriptions, logistique…).

2. Suivi administratif, financier et commercial

• Assurer l’organisation des sessions de formations vendues, en intra-entreprises, en inter-entreprises et en diplômant


• Assurer le suivi administratif et financier des formations dans le respect de la réglementation en vigueur et des procédures internes (conventions, convocations stagiaires, attestations, factures, documents pédagogiques, bilans et rapports de stage, gestion des présences et absences des apprenants…),


• Gérer les différentes plateformes liées à l’activité commerciale de formation et de facturation,


• Assurer le suivi administratif et financier de tous les participants, tant en interne EMISA qu’auprès des organismes instructeurs des dossiers,


• Assurer les relations administratives avec les intervenants, les assister à l'occasion de leurs prestations (remise de clefs des salles, réservation des salles, gestion des feuilles d’émergements…)


• Assurer une relation commerciale dans les contacts téléphoniques ou les accueils des clients,


• Assurer un accueil et une première écoute des problèmes des entreprises durant les sessions de formation,


• Réaliser le suivi financier des intervenants ainsi que les factures liées à l’activité


• Alerter le responsable pédagogique des défections de participants ou des difficultés rencontrées avec les intervenants,


• Informer le responsable pédagogique des modifications éventuelles de personnes dans le réseau professionnel lié à l’emploi.

3. Prise en charge des participants et des vacataires

• Assurer un lien permanent avec les participants, les intervenants et les entreprises


• Assurer un reporting régulier auprès du responsable hiérarchique ; proposer des pistes d'évolution sur l'organisation et les process des formations sur la base du retour clients.

4. Développement produit

• Participer au montage administratif et financier des nouveaux produits de formation, une fois ceux-ci adoptés par le responsable,


• Participer au montage administratif et financier de nouveaux produits

Votre profil (formation/expérience/compétences/connaissances)

Savoir-faire

• Bac+2/3, BTS/DUT/licence dans les domaines administratifs, sociaux, RH ou de la gestion


• Expérience professionnelle de 3 ans dans une entreprise privée ou dans un centre de formation ou dans un organisme collecteur


• Optimisation des processus administratifs


• Maîtrise de la bureautique


• Maîtrise rédactionnelle


• Compétences organisationnelles


• Coordination de multiples projets en parallèle


• Aisance dans la relation téléphonique


• Maîtrise d’un catalogue de formations

Savoir-être

• Polyvalence


• Sens du détail


• Attitude positive


• Ecoute active


• Bonne communication orale


• Facilitateur de collaboration


• Discrétion


• Sens du relationnel


• Esprit collaboratif avec l’équipe


• Gestion du stress et résilience en situation de flux important (stagiaires, intervenants, dossiers administratifs…)


• Capacité à performer dans un environnement dynamique et multitâche

Conditions d’emploi

• Catégorie agent de maitrise, Niveau IV


• Emploi de rattachement : Assistant.e spécialisé.e


• Type de contrat : CDI


• Temps de travail : temps complet 38h/semaine (35 h + RTT)


• Date d’embauche : Dès que possible


• Lieu de travail : EMISA, 50.51 Allées Marines 64100 BAYONNE.


• Avantages : 13ème mois, tickets-restaurant, mutuelle, prévoyance.

Merci d’envoyer votre CV à jour et votre lettre de motivation par mail avant le 06 janvier 2025