Gestionnaire missions, accueil de délégations et événementiel f/h (réf. daie26)

Fonctions : Gestionnaire missions, accueil de délégations et événementiel

Emploi-type : J4C42 - Technicien-(ne) en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : contractuel

BAP : J- Gestion et pilotage

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)

Mission: Sous l’autorité directe de la directrice des affaires internationales et européennes, en interaction avec les agents de la direction, la direction du budget et des finances et les autres directions métiers des niveaux inter-facultaire et facultaire de l’université, la ou le gestionnaire missions, accueil de délégations et événementiel coordonne:

* les activités de déplacement pilotées par la DAIE dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable de l’établissement
* la réalisation des événements pilotés par la DAIE.

Activités principales

Gérer les déplacements

* Assurer le suivi financier et administratif des déplacements des personnes impliquées dans les projets de la DAIE :

- Accueillir et renseigner les missionnaires pour rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et faciliter leurs démarches administratives

- Réserver les moyens de transport et l’hébergement dans le respect des règles imposées par la commande publique

- Accomplir les formalités liées au déplacement: demandes de visas, information sur les règles sanitaires et de sécurité des destinations

- Établir les documents nécessaires au déplacement dans le respect de la réglementation

- Coordonner la conception des dossiers de mission

- Gérer les imprévus de voyage

* Entretenir les relations avec le prestataire de voyages de l’université
* Traiter les états liquidatifs des missionnaires en lien avec l’Agence comptable
* Assurer une bonne circulation de l’information budgétaire et financière et rendre régulièrement compte à sa direction
* Élaborer et tenir des tableaux de suivi mensuel des missions et des dépenses associées
* Transmettre des données permettant de suivre les dépenses par rapport aux budgets
* S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
* Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

Appui à l’accueil de délégations ou personnalités:

* Assurer le suivi financier et administratif des déplacements des personnes impliquées dans les projets de la DAIE
* Accueillir et renseigner les missionnaires pour rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et faciliter leurs démarches administratives

Appui à la gestion opérationnelle des événements:

* Apporter un soutien logistique à l'activité de la DAIE, notamment:

- Rechercher et réserver des lieux événementiels

- Identifier et interagir avec différents prestataires liés aux événements.

- Gérer les inscriptions des participants et établir les badges.

- Gérer l’hébergement et la restauration des invités

* Établir des bilans post-événements.