Chef(fe) de l'unité intendance

Chef(fe) de l'unité intendance

Direction Générale : Performance Publique

POLE : Moyens Généraux et de la logistique (PMGL)

1. De conclure et de gérer les contrats :
- Pour la fourniture des fluides (eau, électricité, carburants)
- Pour les assurances (tous types d'assurances hors assurances constructions)
- Pour l'entretien des locaux et des espaces verts
- Pour les locations diverses d'équipements et de matériels
- Pour les déménagements
- Pour des prestations diverses

2. De gérer le parc auto de la collectivité du pool prêt de la Collectivité

3. D'assurer l'accueil physique et téléphonique au niveau des principaux sites de la collectivité

4. De prendre en charge l'acheminement et la distribution des courriers et parapheurs depuis et vers les services

5. De gérer les redevances et taxes dues par la collectivité en matière de déchets, d'assainissement, de taxes douanières, ...

6. De fournir un service de blanchisserie interne

Ces missions sont prises en charge par :

1. Le pool prêt

2. Les Chauffeurs- vaguemestres

3. Les Agents d'accueil

4. La blanchisserie

5. L'unité logistique

1. Animer et coordonner les équipes placées sous sa responsabilité : chauffeurs, vaguemestres, agents d'accueil, reprographie, blanchisserie ;

2. Coordonner et organiser les activités en fonction des contraintes du département ;

3. Etre force de proposition pour toute action visant à améliorer la performance de l'unité et du service rendu ;

4. Gestion de la mise à disposition des véhicules de service ;

5. Organiser, planifier et contrôler l'activité des agents placés sous sa responsabilité : organiser les missions, planification des congés et des remplacements, optimisation de l'organisation de l'unité, fixer des objectifs, recueillir les besoins en formation ;

6. Fluidifier en permanence les relations entre ses équipes et les services de la collectivité ;

7. Contrôler et gérer l'utilisation des cartes pétrolières des véhicules prêtés en collaboration avec l'instructeur/trice de dossiers du service ;

8. Gérer et contrôler le nettoyage des véhicules en collaboration avec les gestionnaires financiers ;

9. Veiller à l'entretien des véhicules notamment mécanique en collaboration avec le garage territorial ;

10. Gestion des uniformes (renouvellement)

11. Planifier le renouvellement de la flotte automobile (réforme, acquisition...);

12. Mettre en place des tableaux de bord de suivi d'activités et de reporting ;

13. Evaluer régulièrement la qualité du service rendu ;

14. Représenter le département dans des réunions.

Activités principales de coordination des équipes :

Animer et coordonner des équipes

1. Coordonner l'activité des équipes, respecter et faire appliquer les consignes et la règlementation du travail (port d'EPI, suivi des procédures...)

2. Développer la polyvalence au sein des équipes et l'organisation du travail en transversalité

3. Recueillir des informations RH (prévisionnel des congés, demande d'absence...)

4. Recenser et communiquer auprès de sa hiérarchie les besoins des agents

Allouer les moyens nécessaires et suffisants pour répondre efficacement aux besoins

5. Affecter les ressources disponibles et adaptées

Organiser, planifier et contrôler l'activité des cellules du service

6. Veiller à la réactivité et à la qualité des services

7. Produire les comptes rendus d'activité et tableaux de suivi de l'activité

Proposer en les justifiant au chef de service, toute action visant à améliorer la performance du service rendu

8. Promouvoir les meilleures pratiques professionnelles auprès de ses équipes

9. S'assurer de la diffusion des procédures auprès des agents de l'unité

10. Veiller à la bonne application des procédures par ses équipes

11. Faire remonter les incidents et appliquer les mesures correctives nécessaires en vigueur

12. Alimenter ou faire alimenter les tableaux de suivi des activités

13. Contribuer à la mesure et l'amélioration de la satisfaction des clients internes

14. Appliquer les conventions de services avec les clients internes

15. Etre force de proposition pour adapter l'organisation aux moyens eu égard aux évolutions techniques

1 titulaire du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, par dérogation un contractuel

Savoirs techniques et sociaux-professionnels

17. Maîtrise des outils bureautiques indispensables (outlook, Excel et Word);

18. Pratique des applications métiers (logiciel de gestion de courrier, GIMA WEB, ASTRE débutant)

19. Logiciel interne de gestion de réservation des véhicules

Savoirs généraux

20. Connaissance et fonctionnement des instances

21. Techniques de gestion et d'organisation.

22. Techniques de résolution de conflits et de médiation.

Savoirs faire

23. Expériences de la coordination d'équipe

24. Contrôle de la qualité du service rendu

25. Aptitude à la communication

26. Savoir prioriser

27. Capacité rédactionnelle

28. Capacité à argumenter

29. Capacité à accompagner et faire progresser des équipes

Savoirs être

30. Avoir le sens du service public

31. Faire preuve de bienveillance en toute situation

32. Sens de l'écoute et de la communication

33. Respect de ses collaborateurs et de la chaîne hiérarchique

34. Loyauté

35. Savoir travailler en équipe

36. Résistance aux situations de fortes pressions (demandes de dernières minute)

37. Faire preuve de discrétion et de réserve