Assistant·e des départements « autonomie - handicap » et « autonomie - personnes agées » h/f

ARS NOUVELLE AQUITAINE

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine

Espace Rodesse

103 bis rue Belleville

CS91704

BORDEAUX CEDEX

Direction : Délégation départementale de la Gironde

Département : Autonomie - Personnes âgées

Localisation géographique du poste : Bordeaux

Si vous êtes en CDI sous convention collectivede la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général :

Catégorie : Employé-e

Niveau : 4 OU 5A

Si vous n'êtes pas concernés par le statut cité ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d'une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable.

Niveau : Contractuel-le niveau 4 du Cadre de Gestion Ministériel.

Poste d'encadrement : Non

Fonction soumise à Déclaration Publique d'Intérêt : Non

Fonctions télétravaillables : Partiellement

L'ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l'Agence. Elles sont en particulier l'interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements départementales encouragent le développement d'une politique de proximité avec une vision intégrée de l'ensemble du champ de compétence de l'ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d'action de l'ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité.

Ainsi, la Délégation Départementale de la Gironde est composée de six départements :
- Un département défense et gestion des risques sanitaires,
- Un département prévention, personnes confrontées à des difficultés spécifiques, santé mentale,
- Un département offre de soins de ville,
- Un département offre de soins hospitaliers,
- Un département personnes âgées,
- Un département handicap.

Dans le cadre de l'évolution de l'organisation de l'ARS Nouvelle-Aquitaine, de la mise en oeuvre du Projet Régional de Santé 2, la délégation départementale de la Gironde doit investir de manière plus marquée et experte chacun des champs d'intervention de l'ARS et la territorialisation des politiques de santé.

Description du poste

Définition du poste : Assurer le secrétariat des deux départements (0.5 ETP pour chaque département), sous l'autorité des deux responsables de département et en interface avec le secrétariat de direction.

Activités essentielles :
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels ;
- Tenir l'agenda des responsables de départements, gérer le planning collectif ;
- Gérer la messagerie et diffuser des informations aux partenaires extérieurs ;
- Préparer et rédiger les comptes rendus des réunions organisées par le département (réunions de service ou réunions trimestrielles avec les établissements et services);
- Effectuer des travaux de synthèse (remontées d'informations - tableaux de synthèse);
- Créer et suivre des tableaux Excel, des diaporamas, mettre en forme des documents et des courriers;
- Actualiser le tableau des opérateurs de la Gironde ;
- Communiquer avec les directions métiers et les partenaires extérieurs (établissements, opérateurs, élus, etc.);
- Diffuser et assurer un suivi des enquêtes ;
- Classer et archiver ;
- Assurer un suivi des instances (délais, signature courriers) ;
- Organiser matériellement les réunions et audioconférences ;
- Participer à l'actualisation de l'outil SI-contacts ;
- Organiser la mise en place de l'outil GED/GEC (Gestion Electronique des Dossiers/Gestion Electronique du Courrier).

Relations internes : Autres collaborateurs de la délégation départementale, Directions Métiers.

Relations externes : Conseil départemental, organismes gestionnaires du champ handicap et personne âgée

Spécificités du poste / Contraintes :
- Participer et contribuer à la continuité du fonctionnement des secrétariats de département et de la direction de la DD33.

Rattachement hiérarchique : Responsable du département «offre de soins hospitaliers».

Rattachement fonctionnel : Responsable du département «offre de soins de ville».

Profil recherché

Vos compétences

Connaissances :

BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS

ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL

GESTION DE L'INFORMATION

TECHNIQUES DE RÉDACTION

Savoir-faire :

ARCHIVER

MENER UNE VEILLE

RÉDIGER

RENDRE COMPTE

ORGANISER UNE ACTIVITÉ

ANALYSER UNE INFORMATION, UNE DONNÉE, UNE SITUATION, UN DISPOSITIF

COMMUNIQUER

TRAVAILLER EN ÉQUIPE

Savoir-être :

AVOIR L'ESPRIT D'ÉQUIPE

ÊTRE RIGOUREUX

FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle. Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Informations complémentaires

Expérience professionnelle dans le domaine souhaitée.

Contact

Pour candidater connectez-vous sur le lien suivant et créez votre compte dans l'espace candidat :

TOUTE CANDIDATURE RECUE PAR MAIL NE SERA PAS EXAMINEE

Préciser votre statut actuel sur votre CV ou votre lettre de motivation (fonction publique d'origine, corps et grade, niveau pour les agents UCANSS, CDI, CDD).