Référent(e) administratif pôle sud

Le Conservatoire de l’Aveyron est un établissement départemental organisée sur 15 lieux d’enseignement répartis sur le département. Classé Conservatoire à Rayonnement Départemental, il propose deux spécialités : musique et théâtre et met en œuvre les missions liées à son classement : enseignement artistique spécialisé de la musique et du théâtre, pratique amateur, enseignements et interventions en milieu scolaire, sensibilisation et éducation artistique et culturelle, diffusion et action culturelle.

Le Conservatoire compte 1100 élèves inscrits, 60 enseignants et une équipe administrative de 12 agents.

Participer, par ses activités propres, à l’administration générale du Syndicat Mixte Soutenir au plan administratif les activités pédagogiques et artistiques du Syndicat Mixte

1) REFERENT ADMINISTRATIF DU POLE SUD,

en lien avec les Responsables d’antennes de Millau, St Affrique et Camarès/belmont

· Saisie des dossiers d’élèves dans le logiciel de scolarité (IMUse), participation à la facturation

· Accueil physique et téléphonique (tout public, usagers, enseignants)

· Renseignement et orientation du public

· Participation à l’organisation du fonctionnement de l’antenne, à la planification des enseignements

· Contribution au développement du partenariat local : prise de rendez-vous, suivi d’actions, gestion administrative, partage de l’information

· Recensement des propositions et des demandes d’intervention hors les murs, organisation des interventions, conventionnement des partenariats

· Renseignement de tableaux de bords

· Participation à des réunions et réalisation des compte-rendu

· Organisation matérielle et logistique (réservation de salle, préparation de supports,)

· Accompagnement logistique lors des sessions d’examens

· Participation au suivi du parc instrumental

· Recensement des propositions et des demandes d’intervention hors les murs, organisation des interventions, conventionnement des partenariats

· Garantie et suivi de la circulation de l’information interne

>Participation à l’élaboration de la programmation culturelle :

Sous le contrôle de la Directrice Pédagogique et Artistique et en collaboration avec les enseignants :

· Recueil des projets d’actions culturelles et montage du dossier administratif et financier

· Suivi au plan administratif et logistique de la mise en œuvre des actions culturelles validées

· Assurer ponctuellement l’accueil des concerts du Conservatoire

2) ACTIVITES COMPLEMENTAIRES ·

. Gestion du courrier, préparation de dossiers, reproduction de documents

· Participation à la prise en charge de l’accueil du standard téléphonique du CRDA

· Renfort ponctuel sur d’autres actions du territoire Aveyronnais en fonction des besoins

· Prise en charge ponctuelle de tâches administratives en fonction des besoins

Savoirs

Connaissance de l’environnement institutionnel et du cadre juridique applicable aux collectivités territoriales et aux établissements publics Connaissance du secteur de la culture et des Conservatoires.

Connaissance des procédures d’administration générale et des règles de la comptabilité publique.

Savoirs faire

Saisie et analyse de données informatiques

Rédaction de courriers aux usagers

Instruction de tout dossier administratif

Elaboration et gestion de tableaux de bords

Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, mailing) ; maîtrise du logiciel IMUSE ;

Savoirs être

S’intégrer dans un collectif de travail

Faire preuve d’initiative, d’autonomie et de rigueur

Montrer des qualités relationnelles

Faire preuve de discrétion et avoir le sens du service public