Agent en charge de la gestion des salles municipales (h/f)

Carquefou, commune limitrophe de Nantes de 21 000 habitants, en pleine expansion et à la qualité de vie reconnue, avec de nombreux projets tant en investissement (Réalisation d'un Centre Aquatique, Extension de la Médiathèque, Rénovation du Théâtre de la Fleuriaye.), qu'en fonctionnement, avec de très nombreux rendez-vous annuels. Le tissu associatif est lui aussi très dynamique sur le territoire.
C'est dans ce cadre que la Direction de la Culture et de l'Animation de la Ville recrute un agent chargé de la gestion des salles municipales (CDD renouvelable).
L'agent sera chargé de proposer la location ou la mise à disposition de l'une des salles municipales en fonction de leurs caractéristiques et des besoins exprimés par les associations de la Ville, les entreprises, ou les particuliers.
Missions principales
1. Gestion administrative des salles municipales (70%)
Accueil physique et téléphonique : Répondre aux demandes d'information des locataires potentiels (associations, entreprises, particuliers).
Gestion du planning des salles :
- Optimiser l'occupation des espaces en coordonnant les réservations.
- Superviser les états des lieux entrants et sortants.
- Mettre à jour et gérer le planning des agents techniques (salles et stades).
Établissement des documents administratifs :
- Rédiger et gérer les contrats de location, mandats de prélèvement et états des lieux.
- Enregistrer les contrats sur le logiciel GMA et transmettre les documents signés aux locataires.
Programmation des accès :
- Programmer les badges d'accès sur le système Wit.
- Organiser la remise des clés et badges aux locataires et confirmer les horaires.
Visites des salles : Organiser des visites des locaux, principalement pour la salle Puy d'Arlèze.
2. Suivi financier et gestion des recettes (20%)
Établir la facturation des contrats et des services additionnels (nettoyage, dépassement horaire).
Enregistrer les recettes sur le logiciel GMA et préparer la régie des recettes.
Assurer le suivi des paiements (relances, vérification des mandats de prélèvement, gestion des attestations RC).
Mettre à jour les statistiques et effectuer le classement des dossiers.
3. Gestion des problématiques et maintenance (10%)
Identifier et traiter les problématiques liées aux salles (travaux à prévoir, nettoyage insuffisant, non-respect des horaires ou conditions d'utilisation).
Coordonner avec les services techniques pour résoudre les incidents signalés.

Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels spécifiques (GMA, Wit, Planitech).
Connaissance des règles administratives et juridiques liées à la gestion des salles municipales (contrats, assurances, etc.).
Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Bonne maîtrise des procédures de facturation et de suivi financier (régie, encaissement, relances).
Compétences relationnelles :
Capacité à accueillir et orienter un public diversifié avec courtoisie et professionnalisme.
Bonne communication écrite et orale, sens de la diplomatie.
Aptitude à travailler en équipe et en collaboration avec d'autres services (techniques, événementiel).
Savoir-être :
Sens du service public.
Rigueur, autonomie et gestion des priorités.
Réactivité pour gérer les imprévus et problèmes techniques.
Conditions d'exercice
Horaires : Travail principalement en journée, avec une disponibilité ponctuelle en soirée ou le week-end selon les besoins du service.
Lieu de travail : Principalement sur les sites des salles municipales de Carquefou.
Contraintes spécifiques : Déplacements occasionnels sur le territoire communal (permis B demandé).
Pas de télétravail
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois, titres restaurants, participation employeur prévoyance, Amicale du personnel, COS

Experience: 12 Mois

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.