Assistant de copropriétés h / f

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Copropriété confirmé(e), en CDI. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le gestionnaire de copropriété. Votre rôle consistera à mettre en oeuvre les différentes décisions prises lors des différentes assemblées générales et à assister le gestionnaire de copropriété (ou le syndic) pour l'ensemble des tâches administratives liées à la copropriété.

Vous assurez :

1. La réception des visiteurs, clients, fournisseurs, la réception des appels entrants, le traitement des demandes, la réponse aux problématiques de 1er niveau des (co)propriétaires et locataires, l'attribution des badges et émetteurs.
2. La création des nouveaux immeubles : mise en place de l'immeuble, envoi de la fiche de renseignements, instauration de la boîte mail générale pour les conseils.
3. L'envoi des mailings permettant de relever les compteurs d'eau.
4. Les demandes de devis, d'ordres de service, la surveillance et le contrôle de l'exécution.

Vous coordonnez et préparez :

1. Les dossiers des réunions trimestrielles des conseils.
2. Les assemblées générales, les convocations des conseils syndicaux pour les réunions de vérifications des comptes selon le planning établi, la rédaction de l'ordre du jour des convocations, la vérification de toutes les annexes en collaboration avec le gestionnaire (vous êtes susceptibles d'être présent.e en assemblée générale pour les copropriétés importantes).
3. La tenue d'un tableau récapitulatif des travaux votés en assemblée générale mettant en application les décisions prises en assemblée générale en accord avec le gestionnaire.
4. Les procès-verbaux de réception de travaux, la rédaction et la mise en forme des documents, le suivi et l'archivage.
5. Le suivi des dossiers travaux, sinistres et contentieux en collaboration avec le service dédié.
6. L'indexation et l'archivage des comptes rendus, dossiers, courriers, etc.

Professionnel.le avec un sens aigu des responsabilités, vous êtes rigoureux.se, organisé.e, réactif.ve, curieux.se. L'esprit d'équipe est une qualité déterminante. La maîtrise des logiciels métiers Thetrawin / Powimo est souhaitable. La connaissance du Pack Office est un atout. Vous êtes diplômé.e d'une formation Bac +2 / 3 Professions Immobilières et vous disposez d'une expérience significative de 2 ans minimum en tant qu'Assistant.e de copropriété. Vous avez une réelle appétence pour le secteur de l'immobilier. Vous disposez de solides compétences juridiques et techniques. Vous faites preuve d'une organisation et d'une rigueur sans faille.

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