Secretaire de mairie

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps non complet, 4h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Met en œuvre, les politiques déclinées par l’équipe municipale
Assure des missions administratives variées : secrétariat, état civil, urbanisme
Accueil physique et téléphonique du public Missions / conditions d'exercice MISSIONS GENERALES DU POSTE :
- Accueil physique et téléphonique des usagers
- Réception, traitement et diffusion de l’information
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

Activités et tâches relatives au poste
- Gestion des appels téléphoniques : réception des appels, prise de messages, orientation des appels, primo renseignements
- Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivé, envoi du courrier, diffusion de l’information en général
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes-rendus, procès-verbaux, rapports, arrêtés) tri, classement, archivage, numérisation
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (urbanisme, funéraire, état civil)
- Gestionnaire : suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs

L’agent peut être amené à assurer des missions, activités ou tâches rendues ponctuellement nécessaires pour les besoins de la collectivité, en adéquation avec son grade. Profils recherchés SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;

SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.