Assistant en gestion administrative (h/f)

Informations générales

Intitulé de l'offre : Assistant en gestion administrative (H/F)
Référence : MOY1200-GERPHI-055
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : MARSEILLE 09
Date de publication : jeudi 10 avril 2025
Type de contrat : IT en contrat CDD
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 juin 2025
Quotité de travail : Complet
Rémunération : A compter de 2475 € brut mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : BAC + 2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion financière et comptable

Missions

L’assistant/assistante assure, en toute autonomie :
- la gestion des subventions colloques et de contrats de recherche, en lien avec les laboratoires et partenaires financiers, et participe à la gestion des colloques suivis avec le logiciel « Azur Colloque ».
- la gestion financière et comptable des dépenses et/ou recettes de la délégation : paiement des fournisseurs et traitement du relevé Banque de France. Mettre à jour le suivi des cessions de créance et procédures collectives.



Activités

1-Assurer la gestion des subventions colloques et participer à la gestion sous Azur Colloque
• Assurer la gestion financière et comptable des colloques
• Participer au suivi des frais d'inscriptions
• Conseiller les laboratoires dans la gestion quotidienne de leurs colloques
• Contrôler les justificatifs contractuels des subventions colloques, suivre la facturation des recettes ainsi que leurs encaissements
• Valider les données financières lors des montages des demandes de subventions pris en charge par le Service Partenariat et valorisation ;
• Produire et contrôler les bilans financiers
• Vérifier l'éligibilité des dépenses et des recettes à déclarer ;
• Notifier les crédits au laboratoire
• Rédiger des conventions pour les participations financières des sponsors et subventions accordées par les tutelles
• Etablir des tableaux de bord nécessaires au suivi budgétaire des colloques

2- Assurer la gestion des contrats de recherche d'un portefeuille de laboratoires :
• Assurer le suivi des contrats et leur justification
• Contrôler la conformité des documents.
• Conseiller et accompagner les laboratoires dans l'exécution des contrats et subventions dans le respect des exigences des partenaires
• Préparer les éléments de réponse aux audits externes.
• Mettre en place des outils de contrôle et de suivi des activités.
• Réaliser des travaux ponctuels demandés par le Chef de service (tableaux de bord, …)
• Assurer un travail d'interface avec les autres pôles et services de la délégation.
• Participer au contrôle interne (enquêtes des directions fonctionnelles, …)
• Participer aux réunions de concertation du pôle en étant source de proposition.
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
• Consigner les procédures applicables dans son domaine
• Effectuer les prélèvements à l'aide d'un outil dédié développé en interne et établir des tableaux de bord pour la délégation régionale

3 – Assurer la gestion financière et comptable des opérations de recettes et dépenses :
• Traiter les pièces de la proposition de paiement : identification des paiements étrangers
• Analyser la proposition de paiement : cession de créances, contrôles des comptes bancaires, repérage des anomalies, blocage de certains paiements après contrôles
• Rédiger des bordereaux de virements et mise en signature électronique
• Gérer les paiements via l’utilisation de la passerelle DGFIP et paiements spécifiques étrangers : utilisation de la macro EVE, confection des bordereaux de virements étrangers et mise en signature électronique. Confection du fichier passerelle DGFIP et transmission de ce dernier
• Comptabiliser les écritures du relevé de compte Banque De France
• Confectionner et contrôler l’état de rapprochement bancaire
• Contrôler et mettre à jour à jour le tableau de suivi des cessions de créance : diagnostic des cessions de créance actives / inactives
• Contrôler et mettre à jour le tableau de suivi des procédures collectives via le BODACC. Diagnostic des procédures collectives en cours et celles à archiver (procédure dématérialisée)
• Mettre à jour le tableau de surveillance des comptes fournisseurs et mise à jour de la variante des comptes fournisseurs lors du paiement

Compétences

Connaissances :
• Connaissance des règles générales et des techniques de la comptabilité
• Connaissance de la réglementation financière et comptable applicable aux Établissements Publics à Caractère Scientifique et Technologique (EPST)
• Connaissance sur l’organisation et le fonctionnement de l’établissement

Savoir faire
• Collecter et Analyser les données comptables et financières
• Appliquer les règles financières propres à chaque partenaire
• Avoir un un esprit de synthèse et d'analyse ainsi que des capacités rédactionnelles
• Travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
• Savoir s’organiser et gérer les priorités
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion contraint
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Maîtrise du Pack Office, et particulièrement d’EXCEL ( TCD, Recherche V, macros, Power Query)

Compétences opérationnelles
•Dynamisme, réactivité et autonomie
•Capacité rédactionnelle et de synthèse
•Capacité à travailler en équipe et en milieu interculturel
•Connaissances en matière de communication et organisation d’événements appréciées
•Faire preuve de rigueur et d’organisation.
•Avoir le sens du travail en équipe.
•Informer et rendre compte à sa hiérarchie.
•Respecter les principes de confidentialité.

Diplôme exigé BAC+2

Contexte de travail

L’assistant/assistante sera affecté(e) à la Délégation Régionale CNRS Provence et Corse localisée à Marseille.
La délégation Provence et Corse compte environ 160 agents et gère près de 84 structures de recherche.
Il/Elle sera intégré(e) au Service Finances Achats et comptabilité (SFAC) de la délégation régionale qui en assurera la responsabilité hiérarchique.
Le SFAC apporte son appui en matière budgétaire, financière et comptable aux unités et aux différents services de la délégation régionale dans le respect de la réglementation applicable aux Etablissements Publics à caractère Scientifique et Technologique (EPST)
Ce service est composé de 38 agents répartis sur 5 pôles : dépenses, budget-ressources contractuelles, comptabilité, achat opérations immobilières et sécurité financière tarification.
L’assistant/assistante sera mobilisé(e) au sein de deux pôles comme suit :
•60% de son temps au sein du Pôle Budget et Ressources contractuelles.
•40% de son temps au sein du Pôle Comptabilité.
Son évaluation sera menée conjointement par les responsables de pôle BBRP et Comptabilité
L’activité de l’assistant/assistante pourra nécessiter des déplacements en région et en France.

Ce que nous vous proposons :
Un environnement de travail stimulant aux contacts des personnels de la recherche
46 jours de congés / RTT pour un contrat de 12 mois
D'excellentes conditions de travail (horaires flexibles, télétravail)
Des formations adaptées pour vous accompagner
Un restaurant d'entreprise qui permet de déjeuner à un prix intéressant.
Le remboursement partiel des titres de transport (75%) + forfait mobilité durable
Un site accessible en transport en commun + parking privé pour voiture et vélo
Participation financière au frais de mutuelle