Accueil et secrétariat - des services de l'action sociale h/f

Assurer l’accueil des services de l’action sociale et l’organisation des services proposés aux personnes retraitées de la Commune de Villebon sur Yvette.

• Accueillir le public du secteur social et l’orienter vers le bon interlocuteur ;

• Répondre, orienter ou renseigner les interlocuteurs téléphoniques ;

• Aider les personnes retraitées à la rédaction des chèques de paiement des prestations ;

• Vérifier et saisir sur Excel les fiches journalières de fréquentation du restaurant de la RPA ;

• Prendre les inscriptions du restaurant ;

• Inscrire de nouvelles demandes et réaliser une fiche de liaison pour les livraisons des repas à domicile ;

• Transmettre en cuisine les commandes de repas ;

• Passer les commandes auprès du fournisseur de la prestation « livraison de courses lourdes » ;

• Aider au calcul des taux de prise en charge des personnes retraitées Villebonnaises ;

• Orienter les demandes de création ou renouvellement des dossiers de reconnaissance de handicap en faveur des personnes retraitées vers le service social;

• Favoriser l’accès aux cartes améthyste et chèques taxi proposés par le Département de l’Essonne en faveur des personnes âgées ou handicapées de la commune ;

• Enregistrer les demandes d’interventions de multi-dépannage et jardinage, livraisons de courses lourdes, conseil en informatique, transport et accompagnement individuel, repas livrés à domicile ;

• Saisir les éléments de facturation des prestations aux usagers en coopération avec l’agent comptable ;

• Participer à la mise en place de toutes les prestations proposées par le service social, telles que : inscriptions à la piscine, vente de titres de transport, vente de tickets piscine, inscriptions aux sorties et au repas annuel des personnes retraitées

• Vérifier minutieusement les prestations du week-end et des jours fériés ;

• Enregistrer le courrier arrivé et distribuer dans les services.

Connaissances (savoirs)
-Connaissance et prise en compte des contraintes générale de la collectivité ;
-Faire preuve de calme et diplomatie face à un public fragile ;
-Bonne connaissance en bureautique (Word, Excel) et logiciel métier ;

Compétences (savoir-faire)
-Capacité à recueillir et partager l’information ;
-Efficacité dans la mise en pratique des connaissances ;
-Méthode et organisation personnelle ;
-Efficacité dans l’utilisation de la bureautique (Word, Excel) et logiciel métier ;
-Aptitude à la prise d’initiatives en faveur des usagers sous contrôle de la hiérarchie ;
-Esprit d’équipe et aptitude à collaborer avec les collègues ;
-Confidentialité et discrétion ;
-Qualité de l’accueil des usagers dans la tenue générale ;
-Sens du service public et attention au bénéficiaire ;
-Respect des locaux et du matériel ;
-Rendre compte des démarches en cours et des problèmes éventuels dans la mise en œuvre des missions confiées.

Aptitude (savoir-être)
-Aptitude à trouver, exploiter des idées nouvelles ou des solutions ;
-Assiduité ;
-Attitude face aux situations imprévues et sollicitations diverses ;
-Faculté d’adaptation, progression ;
-Initiative dans le travail ;
-Ponctualité ;
-Respect de l’obligation de réserve.