Placée sous l’autorité fonctionnelle directe de la directrice du Collège Sciences, Humanités et Société ainsi que de la vice-présidente Formation, la personne recrutée assurera la coordination des activités administratives et de scolarité, en lien direct avec les directeurs des études et coordinateurs de disciplines des parcours de la formation, les services administratifs de l’Université PSL et ses établissements partenaires et composantes.
Elle contribuera aussi au pilotage et au développement de la formation (enquêtes et évaluation des organismes de tutelle, suivi du coût de la formation, de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle, égalité des chances, etc.).
Elle encadrera une équipe constituée à ce jour de cinq assistantes de scolarité, une assistante administrative en charge des enseignants et une chargée de missions responsable du suivi des étudiants (vie étudiante et suivi de la poursuite d’études).
Elle sera en charge plus particulièrement de :
SCOLARITE
* Organisation de la scolarité, planification et coordination des tâches sur l’année universitaire (de l’admission à la diplomation)
* Paramétrage de l'outil de scolarité (capacité rapide d’appropriation de l’outil) et validation de l’octroi de bourses sur critères sociaux (CROUS)
* Proposition et conception des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service
* Information et accompagnement dans leurs démarches des étudiants et des enseignants
* Management de l’équipe d’assistantes de scolarité et soutien actif dans les périodes denses (inscriptions administratives, rentrées, jurys, etc.)
* Participation à l’organisation des événements de diplomation, journées portes ouvertes, pré-rentrées, en lien, notamment, avec les services des admissions et de la communication
* Échanges avec les lycées Henri-IV et Louis-le-Grand, les établissements-composantes de l’Université PSL engagés dans les formations (coordination, représentation), les partenaires internationaux de l’Université PSL et les organismes liés à la formation (ex. CROUS, rectorat)
* A la demande des responsables hiérarchiques du ou de la responsable scolarité : accompagnement de l’ensemble des modules ou formations de l’Université PSL qui auraient des besoins en scolarité
PILOTAGE ET DEVELOPPEMENT (en coordination avec la directrice du Collège Sciences, Humanités et Société, le directeur des formations de l’université et les services compétents de PSL)
* Contrôle de l’application des règles et des procédures administratives
* Réalisation de tableaux de bord, enquêtes, suivi d’indicateurs, production des bilans statistiques (pour le pilotage des formations)
* Suivi du budget, analyse et engagement des dépenses ayant trait au fonctionnement du Collège Sciences, Humanités et Société de l’Université PSL
* Suivi, pilotage et amélioration continue des procédures liées à la masse salariale (enseignants) en lien avec la Direction de ressources humaines de l’Université PSL
* Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
* Suivi de l’évolution de la réglementation de l’enseignement supérieur et mise en œuvre dans l’organisation des études
* Rédaction des documents administratifs officiels, préparation de dossiers et conventions
* Organisation et suivi des instances de la formation
Le développement du premier cycle de l’Université PSL étant particulièrement dynamique, de nouvelles missions sont également susceptibles d’émerger.
Poste ouvert aux :
* Titulaires de la fonction publique (Catégorie A) : Par voie de détachement sur contrat
* Non titulaires de la fonction publique : CDD de 36 mois
* Congés : 25 CP + 24 RTT /année complète
* Télétravail selon politique de PSL et activités du service
* Ecole de formation interne
* Tickets restaurant ou accès au CROUS des personnels
* Remboursement transport : 75%
* Participation mutuelle santé
* PSL sports
* Evènements culturels
L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
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