Assistant en gestion administrative

Placé(e) sous la responsabilité de la cheffe du pôle administratif du bureau des diplômes, le/la titulaire de ce poste assurera le traitement des dossiers suivants :

· Suivi du matériel d’examen du DELF et du DALF, pour la France comme pour l’étranger:

Ø Mise en page et mise à disposition des sujets d’examen ;

Ø Gestion de l’archivage et de la destruction sécurisée du matériel obsolète

· Edition des diplômes:

Ø Rééditons de diplômes étrangers

Ø Réédition de diplômes pour demandes individuelles étranger

Ø Edition des diplômes sessions complètes en cas d’urgence (première impression)

Ø Édition des attestations d’équivalence pour les diplômes avant 2005 : recherches, éditions, suivi de signature et préparation de l'envoi par la valise diplomatique

· En tâches partagées :

Ø Suivi administratif des sessions d’examen DELF-DALF à l’étranger (de la Demande d’ouverture annuelle qui détaille l’ensemble du dispositif DELF-DALF mis en place dans un pays donné et pour une durée d’une année civile à la gestion des sessions d’examen pendant l’année civile):

· Suivi des demandes d’ouverture en binôme ;

· Vérification des informations;

· Relances par courriel ;

· Validation de la demande d’ouverture;

· Informations aux gestions centrales.

Ø Accueil téléphonique;

Ø Gestion, en cas d’absence, de la boîte contact du DELF-DALF (Evalcert): informations aux candidats et partage de l’information en interne;

Ø Gestion, en cas d’absence, du courrier entrant et du courrier sortant

Ø Préparation des cartons de matériel promotionnel;

Ø Pointage des plis pour la valise diplomatique

Ø Prise de rendez-vous avec le coursier pour dépôt à la valise diplomatiqueet préparation du cahier de dépôt des plis à l’accueil