Secrétaire d'accueil (h/f)

Poste à pourvoir le : Dès que possible Type d'emploi : Emploi permanent
Ouvert aux contractuels : Oui (art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)

Descriptif de l'emploi :

Sous la responsabilité de la secrétaire de mairie et du Maire :
- Tenue du bureau de Poste
- Accueil physique et téléphonique du public
- Rangement et aménagement des pièces de la mairie
- Gestion des réservations des salles
- Gestion du service périscolaire et des inscriptions à l'école
- Gestion des stocks, commande de fournitures, remplissage des casiers/distributeurs alimentaires
- Gestion administrative : état-civil, urbanisme, arrêtés, cimetière...
- Gestion des mails, des courriers et de l'affichage
- Suivi des interventions des prestataires
- Aide aux élus pour l'organisation d'événements
- Relations avec les ATSEM et les agents techniques
- Classement et archivage
- Remplacement ponctuel du personnel

SAVOIR FAIRE :
- Avoir le sens de l'accueil
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités
- Savoir travailler dans l'urgence
- Connaître les domaines de compétences et le fonctionnement des collectivités publiques
- Maitriser les techniques de secrétariat et outils bureautiques (Messagerie, Word, Excel, Power point)
- Connaissance des logiciels Berger-Levrault et Oxalis serait un plus

SAVOIR ÊTRE :
- Sens du service public (déontologie et discrétion)
- Capacité d'organisation et d'autonomie
- Polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
- Qualité de communication avec les autres services et les autres instances territoriales

MISSIONS :

ACCUEIL ET ACTES ADMINISTRATIFS
- Accueillir et renseigner la population : présence pendant les heures d'ouverture et accueil téléphonique
- Accompagner les administrés dans leur demande et instruire les dossiers : état civil, urbanisme, aide sociale, dossiers liés au funéraire, recensement militaire ou savoir les rediriger vers les instances compétentes
- Assister la secrétaire de mairie sur des activités administratives et techniques multiples

SECRETARIAT - ASSISTANCE
- Traiter les courriers et les mails
- Assister les élus dans l'élaboration et le suivi des projets du mandat, dans l'organisation des événements communaux

AGENCE POSTALE COMMUNALE
- Tenir le bureau de l'agence postale communale : vente des produits postaux, gestion des affranchissements et des envois de toute nature, dépôt et retrait d'argent, gestion du stock

PARTICULARITÉS
- Travail un samedi matin sur deux
- Avantages : CNAS, rémunération selon expérience

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Organiser le traitement des commandes

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.