Agent d'accueil

Agent d'accueil

POLE : Moyens Généraux et de la logistique

Département logistique et intendance cellule intendance.

Le service logistique et intendance contribue fortement à la qualité de service de l'administration au sein de la Collectivité Territoriale de Guyane. Il fournit des prestations de logistique et d'intendance, auprès des services.

A ce titre, il contribue fortement à la qualité de l'image de la collectivité renvoyée par la collectivité auprès des publics extérieurs.

Il convient d'entendre par intendance et logistique, les activités suivantes :
- Pour la logistique, les activités visant à mettre à disposition les ressources physiques et matérielles pour réaliser une opération donnée.
- Pour l'intendance, la mise à disposition d'agents d'accueil, de véhicules et de travaux de reprographie.

Missions de la cellule logistique et intendance :

Pour mener à bien ses missions la cellule logistique recours soit à ses moyens humains propres ou à des prestataires externes.

Les missions de la cellule logistique et intendance sont :

1. De conclure et de gérer les contrats :
- Pour la fourniture des fluides (eau, électricité, carburants)
- Pour les assurances (tous types d'assurances hors assurances constructions)
- Pour l'entretien des locaux et des espaces verts
- Pour les locations diverses d'équipements et de matériels
- Pour les déménagements
- Pour des prestations diverses

2. De gérer le parc auto de la collectivité

3. D'assurer l'accueil physique sur les principaux sites de la collectivité ainsi que l'accueil téléphonique

4. De prendre en charge l'acheminement et la distribution des courriers et parapheurs aux service

5. De gérer les redevances et taxes dues par la collectivité en matière de déchets, d'assainissement, de taxes douanières, ...

6. De fournir un service de blanchisserie interne

Ces missions sont prises en charge par les cellules :

1. Cellule gestion du parc auto

2. Chauffeurs- vaguemestres

3. Agents d'accueil

4. Cellule blanchisserie

5. Cellule déménagement

Missions du poste :

Les missions principales de l'agent d'accueil sont :
- L'accueil physique et l'orientation du public : accueillir le public, identifier les demandes et orienter vers le bon interlocuteur, faire respecter par le public le èrglement intérieur, les consignes d'hygiène et de sécurité ;
- L'accueil téléphonique et la tenue du standard : réceptionnner et traiter les appels téléphoniques courants, recevoir et transférer les appels, prendre des messages, informer et orienter vers le bon interlocuteur,
- Gérer l'affichage d'informations et de prospectus destinés au public au sein de l'accueil principal en collaboration avec les services ;
- Veiller à la préservation et au maintien de la propreté des espaces d'accueil (contrôle de l'entretien des locaux, des sanitaires attenants, participer à la mise en place de décorations à l'occasion des grands évènements etc).

L'agent d'accueil est garant de l'image de la Collectivité et du service public auprès des usagers.

Activités secondaires :

* L'agent d'accueil peut être sollicité pour le remplacement d'un autre agent d'accueil, sur le même site, ou un autre site, relevant de la compétence du département logistique et intendance.

* La présence de l'agent d'accueil peut être sollicitée dans le cadre de manifestations exceptionnelles portées par la Collectivité et exigeant un accueil du public.

? Réactivité, disponibilité

? Compatibilité des fonctions exercées avec les principes déontologiques de la loi relative à la déontologie des fonctionnaires (conflit d'intérêt notamment)

1 Titulaire du cadre d'emploi des adjoints administratifs, par dérogation un contractuel

Savoirs techniques et sociaux-professionnels

? Bonne connaissance des outils bureautiques (pack office)

? S'exprimer clairement et savoir reformuler les demandes

? Utilisation d'un standard numérique

? Connaissance et fonctionnement des instances et organisation de la collectivité

? Procédures de transmission des demandes

? Techniques de résolution de conflits et de médiation.

? Mettre en relation des correspondants

? Conserver neutralité et objectivité face aux situations

? Réguler l'entrée des visiteurs

Savoirs être

? Avoir le sens du service public

? Faire preuve de bienveillance en toute situation

? Sens de l'écoute et de la communication

? Loyauté

? Savoir travailler en équipe

? Résistance aux situations de fortes pressions

? Faire preuve de discrétion et de réserve

? Sens de l'accueil : courtoise, patience et amabilité

? Tact, diplomatie et discrétion

? Serviabilité et disponibilité

? Bonne présentation

? Dynamisme

? Ponctualité

? Sens de l'adaptation