Chargé de coordination logistique des manifestations exceptionnelles à la dpl h/f

Positionnement hiérarchique :Sous l'autorité du responsable du pôle logistique de la direction du patrimoine et de la logistique, et en lien avec les différents services intervenant sur l'événementiel (DPL, DP, DAJI, DRP, Dircom).

Missions :

De nombreuses manifestations se déroulent au sein de l'université. Elles peuvent être portées par des personnels ou usagers et parfois par des organismes extérieurs.
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Aujourd'hui, il convient de renforcer la coordination logistique de la mise en place de ces manifestations exceptionnelles (MANEX) pour mieux connaitre la typologie d'événements organisés, pour évaluer les besoins et les conditions d'accompagnement de ces manifestations, et pour optimiser les recettes liées à cette activité tout en confortant une politique de valorisation viable.

Rattaché à la direction du patrimoine et de la logistique au sein du pôle logistique, le chargé ou la chargée de coordination logistique des manifestations exceptionnelles gérera l'ensemble des dossiers de demandes d'événements exceptionnels en s'assurant de la complétude du dossier, en vérifiant la disponibilité des espaces et des équipes d'appui, en faisant la gestion administrative et financière des demandes, et en présentant les dossiers à l'instance de coordination qui validera les demandes. Il ou elle sera en charge d'élaborer un tableau de bord permettant de mieux analyser l'activité liée aux MANEX et de conforter les circuits de prise en charge des dossiers. Une analyse rapide de pertinence de chaque demande (impact sur l'image de l'établissement / cohérence avec les missions de service public / conformité aux règles de déontologie et de mise en concurrence) devra être présentée à chaque instance de coordination pour les demandes externes.

Le ou la chargé(e) de coordination devra :

S'assurer de la complétude du dossier de demande de réservation et accompagner le cas échéant les porteurs pour le compléter;

Etablir les devis et les documents contractuels et s'assurer de leur suivi (circuit de signature, fourniture des pièces administratives, suivi des recettes);

Coordonner les différents services pour vérifier la faisabilité de la manifestation :

Disponibilité des espaces

Disponibilité d'équipes d'appui logistique

Moyens audiovisuels

Signalétique

Communication

Sécurité et prévention

Assurer la coordination entre l'université et les porteurs / organisateurs dans le cas des locations, notamment en centralisant les besoins logistiques et/ou audiovisuels imprévus lors de la manifestation ;

Élaborer un tableau de suivi permettant d'évaluer l'activité et les besoins associés;

Faire des propositions d'amélioration des circuits d'instruction des dossiers.