Secrétaire de l'application du droit des sols - urbanisme (h/f)

La Communauté de Communes des Terres du Lauragais recherche pour son département Promotion du Territoire Un-e Secrétaire de l'Application du Droit des Sols- Urbanisme (H/F).

La Communauté de Communes des Terres du Lauragais, située à 15 minutes à l'est de Toulouse, à 1h15 de la Méditerranée et des Pyrénées est dans un territoire rural dynamique d'une superficie de 617km², elle couvre 58 communes, sa population totale est de 40 815 habitants (recensement Insee 2019) pour un nombre d'agents entre 400 et 450.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service ADS
- Orienter et renseigner les correspondants (pétitionnaires, mairies etc.)
- Assurer le secrétariat général du service (courriers, mails, envois de convocation, suivi d'inscriptions, délégations de signature, conventions etc.)
- Assister les instructeurs(rices) ADS dans leurs missions
- Gérer les rendez-vous des instructeurs(rices) ADS
- Pré instruire des dossiers et sur demande contrôler les instructeurs ADS
- Réceptionner, enregistrer et ventiler les demandes d'autorisation d'urbanisme et pièces attachées (papier et numérique)
- Préparer les dossiers des nouvelles demandes
- Procéder à la vérification des pièces
- Solliciter les gestionnaires de réseaux, les divers concessionnaires sur demande
- Traiter les avis des gestionnaires réseaux, des concessionnaires
- Traiter les DOC et DAACT et demandes diverses (abandon, abrogations, prorogations etc)
- Procéder au classement régulier et à l'archivage des dossiers, gérer l'archivage annuel.

PROFIL

Compétences techniques
- Connaissance de l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales
- Connaissance des missions des administrations et des partenaires publics
- Bonne maîtrise des techniques d'accueil du public et des règles de la communication
- Aptitude à gérer des situations de stress et à réguler les tensions
- Maîtrise des méthodes et outils de secrétariat
- Bonne maîtrise des outils informatiques
- Maîtrise de la gestion du temps et de la priorisation des activités

Compétences professionnelles
- Discrétion professionnelle dans l'information du public
- Obligation de réserve
- Obligation d'information du public
- Méthode rigueur et qualités d'organisation et d'écoute
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Respect des obligations statutaires
- Sens du service public

CONDITIONS DU POSTE

Contrat à Durée Déterminée de DROIT PUBLIC, dans le cadre d'un Accroissement Temporaire d'Activité pris en application de l'Article L.332-23-1° du Code Général de la Fonction Publique.

Prise de poste : dès que possible
Durée du contrat : 6 mois
Durée hebdomadaire du poste : 17 h 30 (temps non complet)
Lieu de travail : Siège administratif de la Communauté de Communes - Villefranche de Lauragais (31290)
Cadre d'emploi envisagé : Adjoints administratifs territoriaux (catégorie C - filière administrative)
Rémunération afférente aux grilles indiciaires du cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux (catégorie C - filière administrative) + avantages sociaux.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.