Agent / agente d'accueil

Sous la responsabilité du Responsable du Service Accueil/Abonnés, l'agent assurera les missions ci-après détaillées et représente l'image de la collectivité auprès des usagers.

Missions principales :
1. Accueil physique et téléphonique :
o Assurer l'accueil physique des usagers, répondre à leurs demandes, les orienter vers les services appropriés.
o Réceptionner les appels téléphoniques, répondre aux questions des abonnés ou autres ou orienter les demandes vers les services compétents.
o Apporter des réponses claires et précises concernant les questions liées à la gestion de l'eau potable, les contrats, les factures, etc.
o Tirage de photocopies, édition de documents et reliures (règlements de service, fiches techniques eau et assainissement, .)

2. Gestion du courrier :
o Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant (logiciel courrier Hermes)
o Assurer l'enregistrement, l'affranchissement électronique l'envoi du courrier sortant, quotidiennement
o S'assurer du suivi et de la bonne transmission des courriers à la direction ou aux services concernés
o Mise en forme de courriers divers.

3. Gestion des abonnés :
o A l'aide du logiciel de gestion et de facturation des abonnés (Omega), assurer les opérations suivantes :
o Accueillir, accompagner les abonnés et procéder à l'enregistrement de leurs informations (création, modification ou suppression des abonnements).
o Mettre à jour les bases de données des abonnés (coordonnées, contrats, consommations, etc.).
o Vérifier les informations relatives aux abonnés, en veillant à leur exactitude et à la confidentialité des données.
o Suivre les demandes de résiliation, assurer la transmission des informations aux services compétents pour la gestion des interventions nécessaires (fermeture de compte, relève de compteur.).
o Assurer le suivi des réclamations des abonnés, sous la responsabilité du responsable du service

4. Suivi des interventions et gestion des fuites :
o Enregistrer les demandes d'interventions (fuites, réparations, incidents) transmises par les usagers ou les agents du syndicat sur le logiciel Oméga.
o Assurer la liaison avec les services techniques pour la prise en charge et le suivi des interventions.

5. Communication :
o Communication interne : Assurer une communication fluide avec les autres services internes (technique, facturation, etc.) pour garantir une prise en charge rapide et efficace des demandes.
o Communication externe : saisir dans l'application INTRAMUROS les actualités du Syndicat (coupure, casse, .)

6. Appui administratif aux services techniques
o Préparer et suivre les DICT et permissions de voirie des chantiers programmés pour le compte des services Exploitation et Travaux neufs
o Assister le service Exploitation pour la réalisation et la mise à jour des devis de branchements

Compétences requises :
- Attitude générale : état d'esprit positif et constructif, respect des consignes et des règles de la collectivité.
- Accueil et communication : Capacité à accueillir les usagers avec professionnalisme, à écouter leurs demandes et à y répondre de manière claire et concise.
- Organisation : Gestion efficace du temps et des priorités, capacité à gérer plusieurs tâches en même temps.
- Autonomie et rigueur : Savoir travailler de manière autonome tout en respectant les procédures internes et la confidentialité des données des usagers.
- Esprit d'équipe : Capacité à travailler en collaboration avec les autres services et à maintenir un bon relationnel avec les collègues.
- Maîtrise des outils informatiques : Utilisation des logiciels de courrier et de gestion des abonnés, des outils bureautiques et de communication.

Formation et expériences :
- Formation dans le domaine administratif, accueil ou gestion
- Expérience dans un poste similaire est un plus.

Conditions de travail :
- Type de contrat : CDI de droit privé

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Captage, traitement et distribution d'eau

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.