Secretaire h/f

Vous souhaitez proposer
et développer vos compétences au sein d'un service vie scolaire grâce à des
projets éducatifs, sportifs et solidaires au service des jeunes en difficulté ?
Vous aimeriez travailler au sein d'une structure où la diversité des parcours et des
expériences est valorisée ?

N'hésitez plus, postulez comme Secrétaire du Pôle Formation Insertion (PFI) H/F à Apprentis d'Auteuil !

L'établissement :
Situé à Labège, en périphérie
toulousaine, le lycée professionnel agricole St François La Cadène accueille
environ 300 jeunes, de la 4ème au Bac +2, en formation professionnelle agricole
et horticole. Notre ambition est d'accueillir tous les jeunes, dont une
centaine en internat éducatif et scolaire, d'en prendre soin en les aidant à se
construire, à grandir, à dépasser leurs difficultés et leur permettre d'exercer
leur liberté.

L'équipe :
Sous la responsabilité de la
coordinatrice RH / Finances, l'équipe administrative est composée de 5 personnes.
L'ensemble du service administratif accompagne les différents services du Campus dans leur quotidien.

Ce
que nous vous proposons :
Développer vos compétences opérationnelles et votre polyvalence
Travailler au sein d'une équipe dans un environnement associatif et donner du sens à vos actions
Évoluer au sein d'une équipe conviviale et unie

Vos missions

Accueil et Information
Renseigner les interlocuteurs externes (candidats, entreprises, prescripteurs) sur les formations du Campus : dates des sessions, dates des informations collectives
Recueillir les données des candidats aux formations : émargement, fiches de prescriptions, fiches d'inscriptions, CV
Assurer le lien de communication avec les entreprises et partenaires.

Secrétariat administratif
du Pole Formation Insertion dans le respect des process qualiopi
de formation :
Préparer les sessions de formations : transmettre les informations aux candidats ; éditer les conventions, contrats, et documents d'entrée en formation ; suivre l'état des présences
Constituer les dossiers administratifs des apprenants et assurer leur mise à jour, de leur candidature à leur départ (édition des attestations, numérisation des pièces, classements)
Renseigner les bases de données des partenaires, entreprises, apprenants ; renseigner les informations sur les plateformes idoines.
Participer à l'organisation des sessions d'examens, assurer le suivi post-formation (clôture des sessions, envoi des questionnaires de satisfactions)

Secrétariat de gestion dans
le respect des process qualiopi
En lien avec les responsables
de formation
Constituer et transmettre les devis et planning de formation
Préparer la facturation auprès des financeurs
Participer à la facturation auprès des prescripteurs : préparer les éléments à facturer, suivi des règlements, relance
Collecter les pièces comptables justificatives à l'attention du centre financier

Missions complémentaires dans le
respect des process qualiopi
En lien avec les responsables de
formation et la directrice adjointe
Participer à l'amélioration continue des processus administratifs de l'établissement
Assurer des tâches administratives identifiées lors de l'absence d'un membre de l'équipe
Assurer des tâches administratives notamment pour les dossiers d'apprenants en situation de handicap

Le poste est à pourvoir à mi-temps, les interventions sont planifiées sur un calendrier hebdomadaire, 5
jours par semaine par demi-journée.

Informations complémentaires
Contrat CDD jusqu'à fin 2025 pouvant ensuite se poursuivre en CDI.
Mi-temps par demi-journée, du lundi au vendredi
Prise de poste : 31/03/2025
Lieu de travail : 200 rue Buissonière à Labège (31)

Salaire : entre 1 830€ et 2 200€ suivant expérience.
Avantages : restauration sur place, prévoyance, mutuelle, CSE d'entreprise