Assistant de gestion f/h

Description du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Gestion dynamique et dotée d’une grande capacité d’adaptation pour un poste à pourvoir au plus tôt début août.

Vous n’aimez pas vous ennuyer ? Ce poste offre une polyvalence dans les missions confiées.

Vous souhaitez tout autant être devant un écran qu’au plus près du terrain ? Vous serez le/la tout(e) premier/ère interlocuteur/trice de l’entreprise et contribuerez à valoriser son image notamment dans vos liens avec les différents services de l’entreprise (comptabilité, douane, exploitation, transit, logistique, comptabilité, RH, QSE, Présidence) et externes (coursiers, services postaux, clients).

Vos principales missions,

- Vous participerez à la gestion opérationnelle de l'agence dans ses dimensions administrative, comptable, commerciale, humaine…

- Vous contribuerez à l’amélioration de son efficacité par l'optimisation de son organisation,

- Vous contribuerez également à sa pérennité par l'anticipation des besoins, l'accompagnement du développement et la participation au contrôle de l'activité par la mise en place d’indicateurs que vous soumettrez au directeur.

Plus en détail :

- Traitement et transmission des informations internes et externes (accueil physique, standard téléphonique, courrier, mail),

- Opérations administratives (prises de notes, compte rendus, démarches auprès d’institutions et concessionnaire),

- Gestion des fichiers clients, (recueil information, constitution dossier, transmission de cotations et suivi de facturation),

- Ouverture, suivi, rapprochement et clôture de dossiers navires,

- Suivi, mise à jour, et amélioration des tableaux de bords, établissement de statistiques mensuelles,

- Suivi des badges d’accès au port, suivi du parc et dossiers d’assurance,

- Mise à jour et suivi des procédures qualité (suivi extincteurs, contrôles et nettoyage engins, magasins, EPI, certification...),

- Relais RH site (compteurs heures, absences, formation, visites médicales)

- Archivage et classement.

Votre perception globale de l’activité de l’agence et vous permettra d’attirer l’attention du Directeur du site sur les problèmes et/ou opportunités repérés, et ainsi à lui formuler des propositions d’actions.

Marta, qui occupe ce poste actuellement, prendra soin de vous former durant mois avant d’elle-même évoluer sur un poste basé au sein de l’agence.

Profil recherché

Pré-requis

1. Diplôme Bac+ (BTS, DUT, etc.) en assistanat de direction/gestion, ou un diplôme de niveau équivalent (général, technologique), enrichi par une expérience professionnelle de à ans.
2. Maîtrise indispensable de l’anglais.

Compétences essentielles :

3. Excellente gestion administrative
4. Maîtrise de la gestion de contentieux et des négociations
5. Communication efficace
6. Relation client irréprochable
7. Gestion des stocks méthodique
8. Organisation rigoureuse

Qualités attendues :

9. Discrétion et proactif
10. Rigueur et ouvert d’esprit
11. Talent rédactionnelle
12. Sang-froid en toutes circonstances

Ce que nous offrons :

13. Intégrer une équipe à taille humaine où votre réactivité et votre capacité d'adaptation seront grandement appréciés.
14. Un environnement de travail stimulant.
15. Un poste à temps plein, du lundi au vendredi, offrant un cadre professionnel dynamique et motivant.

Si ce défi vous intéresse et que vous souhaitez mettre à profit vos compétences et votre expertise, nous serions ravis de recevoir votre candidature.

Réf: a-a--c-fdd