Chargé(e) de scolarité (h/f)

Accueil et interface avec l’extérieur

* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.). Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un enseignant, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études (choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes. Recevoir le cas échéant les parents avec la même préoccupation.

Gestion administrative des Etudes

* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.); notamment diffuser des informations à destination des étudiants sur le site AGORA, les afficher aux endroits prévus à cet effet, les transmettre par mail. Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des mails, courriers, etc.; notamment, réceptionner les copies corrigées et les notes, saisir et traiter les informations.
* Participer à l’élaboration des maquettes pédagogiques en lien avec chaque responsable pédagogique. Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours. Diffuser.
* Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l’outil dédié pour la réservation des salles. Afficher les plannings de cours.
* Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
* Gérer l’ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place dans la ou les filières concernées. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
* Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.
* Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Organiser l’information des enjambeurs et des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.
* Mettre en ligne ou transmettre au service inscriptions de la faculté les accords pédagogiques autorisant le passage à l’année d’étude supérieure ou le redoublement.
* Transmettre les résultats d’examens aux universités partenaires. Vérifier la cohérence entre les fichiers des universités partenaires et les fichiers d’étudiants de la faculté afin d’éviter des erreurs dans la délivrance des diplômes. Réceptionner, vérifier et distribuer les diplômes.
* Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études (relevés des notes, évaluation, etc.).
* De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d’une ou plusieurs filières de formation.

Organisation logistique

* Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
* Organiser les évaluations et les jurys en lien avec le responsable pédagogiqueet la personne responsable de l’organisation des DS/examens (planification, collecte et reproduction des sujets, édition des listes d’étudiants, …)
* Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures. Alerter le responsable pédagogique le cas échéant.
* Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux, en lien avec la personne chargée de la réservation des salles ;
* Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion parents-professeurs, réunion des enseignants, réunion de consultation de copie, etc.);
* Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, des colloques et journées de recherche, etc.).
* Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.
* Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

La Faculté de Gestion, Economie et Sciences (FGES) recrute un(e) Chargé(e) de scolarité, en CDD d'1 an avec CDI à la suite. Poste à pourvoir dès que possible.

Elle offre 16 masters, 7 licences, et une licence professionnelle en sciences, gestion, numérique,comptabilité et économie, des classes CUPGE en double cursus. Elle accueille chaque année 2700 étudiants. L’accompagnement des étudiants (pédagogie active, vie étudiante, développement personnel et professionnalisation) et l’internationalisation s’inscrivent dans la mission plus large de l’Université de former des professionnels capables de s’adapter, d’innover et de devenir des citoyens acteurs et responsables. La diffusion de la culture scientifique et l’ouverture vers les milieux socio-économiques est aussi une priorité à travers l’enseignement, la recherche et les études. L’unité de recherche de la FGES regroupe une cinquantaine de membres.

L'Université Catholique de Lille, riche de ses 40 000 étudiants, est une université pluridisciplinaire avec cinq Facultés (Droit; Lettres et Sciences Humaines; Médecine et Maïeutique; Gestion, Economie & Sciences; Théologie), 22 Établissements de formation dont des écoles médicales et paramédicales, sociales, de cadres du tertiaire, un Groupe Hospitalier, et en tout, près de 50 équipes de recherche regroupant 850 enseignant chercheurs.