Un·e assistant·e pool 3 afrique de l'ouest et australe

Votre environnement de travail

🌟 Rejoins-nous chez Action contre la Faim et place l'humain au cœur de ton engagement ! 🌱💧
Au sein de la Direction & Management des Missions, tu rejoindras le pool 3 Afrique de l'Ouest et Australe, un environnement dynamique et collaboratif. En tant qu'Assistant·e Pool 3 Afrique de l'Ouest et Australe, tu faciliteras la communication et la coordination au sein du pool et avec les acteurs externes, assurant une collaboration fluide et efficace. Tu interviendras également dans la gestion des financements, en soutenant les équipes dans les différentes étapes administratives et contractuelles des projets.
Tu aimes travailler en équipe ? Tu apprécies coordonner des projets et assurer une bonne communication entre les différents acteurs ? Alors tu es fait·e pour rejoindre notre équipe !

Votre poste et vos responsabilités

Sous la responsabilité du Chargé d'Appui aux Programmes, tes missions seront les suivantes :
Assurer la gestion des contrats de financement et l'élaboration de documents contractuels
- Mettre à jour et diffuser le tableau de bord de suivi des contrats de financement
- Paramétrer les contrats bailleurs et internes
- Participer aux réunions de suivi avec les Chargé·e·s d’Appui aux Programmes (CAP) et les équipes terrain
- Contribuer à la rédaction des demandes de cofinancement et de financement pour les bailleurs et contrats sur fonds propres
- Traduire des documents programmatiques et contractuels
- En lien avec les CAP, appuyer la revue des rapports, l’élaboration des propositions de projet et des accords de partenariat
- Participer au contrôle qualité du reporting bailleurs et apporter des recommandations aux bureaux pays
- Apporter un soutien aux bureaux pays sur la gestion des contrats, le reporting et les règles des bailleurs
- Si besoin, réaliser un déplacement terrain pour appuyer un bureau pays dans la gestion des contrats et des partenariats
Faciliter la communication au sein du pool, avec les bureaux pays et les autres départements du Siège d'ACF
- Rédiger les comptes rendus de réunions du pool
- Assurer l’archivage des comptes rendus et des documents programmatiques originaux
- Fournir aux autres départements du siège des informations sur les bureaux pays
- Contribuer à la rédaction des documents de communication interne et externe concernant les bureaux pays en lien avec les CAP et le.la Directeur·trice Régional·e des Opérations Adjoint·e (DROA)
- Effectuer les demandes d'achat nécessaires au fonctionnement du pool (certifications, traductions assermentées)
- Produire des documents et/ou des outils de capitalisation sur les interventions d'ACF par bureau pays ou zone géographique, en collaboration avec le pool et les autres CAP
- Élaborer des documents de capitalisation sur les bailleurs institutionnels, en collaboration avec les CAP et le.la DROA, sur demande des référent·e·s bailleurs au sein d’ACF
Soutenir les bureaux pays dans l’utilisation des outils de suivi des programmes et la gestion du cycle de projet
- Valider la compilation semi-annuelle et annuelle des données quantitatives effectuée par les bureaux pays
- Participer aux réunions bimensuelles de suivi des points focaux reporting et contrats avec les CAP

Votre profil

Pour accéder à ce stage, il est nécessaire d’être en formation de niveau Bac+3 à Bac+5, idéalement en sciences politiques, relations internationales, ou études du développement. Vous avez une sensibilité pour le secteur humanitaire et êtes capable de gérer plusieurs missions en parallèle. Vous faites preuve d’autonomie, de réactivité, de rigueur et possédez de solides compétences organisationnelles. Un excellent esprit d’équipe, de bonnes capacités d’analyse et de communication écrite et orale sont indispensables. La maîtrise du Pack Office et une bonne maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, sont requises.

Vos conditions d’emploi

Condition Obligatoire : Avoir une convention de stage délivrée par un établissement scolaire de droit français

📆 Durée du Stage : 6 mois
📍Lieu : Montreuil, IDF
Prise de Poste Souhaitée : 03/03/2025
🔔Conditions Salariales :
Stage indemnisé à hauteur de 4,57€ net par heure (sur une base de 35h par semaine)
Temps de travail hebdomadaire (38,75h)
Titres restaurant à 8 EUR (pris en charge à 60% par ACF).
21 jours de RTT (proratisé au temps de présence dans l’organisation) Jours d’absence pour examen, recherche universitaire, etc.
Prise en charge à hauteur de 50 % des frais de transport en commun

💻Télétravail :
Ouvert à tou·te·s et depuis le territoire métropolitain, la politique de télétravail définie les activités du poste nécessitant un temps de présence impératif au siège, et te permet de choisir d’exercer pleinement ou en partie le reste de ce temps en télétravail. A cet effet, il a été défini pour ce poste une présence obligatoire au siège de 12 jours par mois en plus des déplacements sur le terrain. Des temps de présence au siège seront également dédiés au partage collectif : 3 jours par mois en moyenne pour les réunions et événements collectifs.
⚠️Conditions Particulières: Station assise prolongée, expression orale, travail sur écran, contacts téléphoniques

Pourquoi nous rejoindre ?

ACF s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les formes de discrimination