Gestionnaire administratif au secrétariat général (f/h)

Missions :
1. Gestion du courrier et des courriels :
* Tri et ouverture du courrier
* Lecture pour attribution par service
* Enregistrement et diffusion
* Gestion journalière des mails
* Suivi du courrier sur le logiciel Maarch
* Vérification avant dématérialisation
* Impulser la dématérialisation des courriers et l'actualisation du parcours du courrier
* Effectuer des relances, par mail, aux services concernant les courriers non rattachés
* Affranchissement du courrier, en l'absence du vaguemestre

2. Conseils municipaux :
* Élaboration des dossiers des séances du conseil municipal et de la commission Affaires Générales et financières (envoi des convocations dématérialisées, de l'ordre du jour, note de synthèse et délibérations)
* Envoi électronique des délibérations au contrôle de légalité
* Suivi des PV détaillés des conseils municipaux
* Publicité des actes administratifs réglementaires

3. Bureaux municipaux :
* Préparation de l'ordre du jour et des pièces annexes
* Rédaction des relevés de décision

4. Arrêtés et décisions du Maire :
* Rédaction des arrêtés
* Réception par mails des arrêtés permanents et attributions de tous les services
* Numérotation, vérification du format et mise en signature
* Dématérialisation (contrôle de légalité)
* Tenue du registre des délibérations, décisions et arrêtés

5. Réalisation des travaux de bureautiques :
* Mise en forme, saisie des courriers, documents et notes
* Réalisation de travaux de classement et duplication de documents

6. Accueil téléphonique et physique :
* Filtrer et orienter les appels, prendre de messages

7. Autres Missions :
* Gestion de la réservation de 4 salles de l'Hôtel de ville
* Gestion du pool de véhicule de l'Hôtel de Ville
* Tenue d'un dossier, délivrance d'un récépissé et envoi des statuts et toutes modifications au Tribunal de Grande Instance de Brest
* Régie d'avances
* Commande de médailles pour les agents
* Gestion et suivi des contraventions (parc automobile ville)
* Registres annuels
* Déclaration de syndicats professionnels