Assistant de gestion administrative du maire et chargé du protocole

À propos de nous

Située au pied du Mont-Blanc, la commune de Chamonix Mont-Blanc est considérée comme la ville nature par excellence. Entourée de montagnes enneigées et de denses forêts, vous y trouverez votre bonheur en pratiquant des activités sportives ou en vous rendant dans des lieux de détente et de culture. Chamonix Mont-Blanc est une ville de 40 à 80 000 habitants, avec une activité économique développée, accueillant de nombreux évènements tels que l'UTMB ou le Cosmo Jazz.

A ce titre, la ville de Chamonix Mont-Blanc recrute pour sa direction générale : Assistant de gestion administrative du Maire et chargé du protocole H/F.

Mission

Secrétariat Du Maire

* Assurer l’accueil physique des agents de la Commune, des administrés, et des personnalités reçues par le Maire.
* Assurer l'accueil téléphonique (évaluer les demandes, orienter, prendre les messages).
* Rédiger des courriers via Dotelec, en assurer le suivi et préparer les réponses.
* Assurer la gestion et le suivi des courriers électroniques adressés au Maire.
* Organiser l'agenda du Maire (filtrer, organiser, gérer le planning).
* Préparer les réunions (constituer des dossiers, mise en forme de présentations, réservation de salles et de matériels).
* Organiser les présences politiques lors des réunions, commissions et évènements.
Protocole - Relation Aux Administrés

* Aider à l'organisation des réunions publiques, cérémonies et manifestations officielles.
* Gérer les invitations des temps officiels et suivre la liste des invités.
* Organiser la présence des élus lors des temps officiels.
* Tenir à jour l'ensemble des fichiers relationnels.
* Gérer les cadeaux protocolaires.
* Gérer les doléances des administrés.
* Gérer les relations avec les extérieurs en lien avec les services associés.
* Participer au bon déroulement de certains évènements à la demande du Maire.
Profil

SAVOIRS

Maîtrise des règles d’expression écrite et orale, organisation et fonctionnement de la collectivité et des services.

SAVOIR FAIRE

Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers, conception d'outils de planification, capacité à restituer et transmettre les informations.

SAVOIR ÊTRE

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité, sensibilité aux enjeux locaux, organisation, anticipation, rigueur, capacité d'adaptation, gestion de sollicitations multiples, sens du collectif, autonomie, diplomatie.

Référence de l'offre : 94ke99kl7v #J-18808-Ljbffr