Secrétaire d'agence (h/f)

*** Retrouvez l'employeur au salon de l'emploi TAF le jeudi 6 mars de 9h à 17h au Parc des Expositions de Cahors (péage Cahors Sud) ***

Au sein de la Direction de la Clientèle, le pôle Proximité garantit la qualité du service rendu aux locataires des résidences de Lot Habitat : gestion des réclamations, médiation, concertation locative et projets de résidences. Ce pôle reste un des fleurons de la qualité de service de Lot Habitat, en dialogue permanent avec les locataires.

Assure les missions suivantes, dont la liste n'est pas exhaustive :
- Activités principales :
Accueil physique et téléphonique :
- Assurer l'accueil téléphonique multilignes et/ou physique du public
- Donner les informations de premier niveau relatives à la gestion locative, à la maintenance immobilière ou à la proximité et /ou orienter vers le service adéquat (demandeurs, demandeuses, locataires, prestataires, élus, élues, partenaires)
- Renseigner son interlocuteur et interlocutrice sur les procédures clés liées au logement social et/ou l'orienter vers les services adéquats
- Réceptionner les demandes en format papier
- Assurer le premier niveau d'information et de vérification dans la demande de logement
: informer et assister à la constitution du dossier (vérification des pièces justificatives et de la saisie des informations)
- Interagir avec les services de gestion locative et d'attribution pour le suivi des demandes de logements

Accueil physique et téléphonique :
- Assurer l'accueil téléphonique multilignes et/ou physique du public
- Donner les informations de premier niveau relatives à la gestion locative, à la maintenance immobilière ou à la proximité et /ou orienter vers le service adéquat (demandeurs, demandeuses, locataires, prestataires, élus, élues, partenaires)
- Assurer le premier niveau d'information et de vérification dans la demande de logement : informer et assister à la constitution du dossier
- Interagir avec les services de gestion locative et d'attribution pour le suivi des demandes de logements

Traitement des réclamations :
- Recevoir la sollicitation client, la catégoriser (incivilité, demande technique, insatisfaction, demande administrative) et évaluer son niveau d'urgence
- Assurer l'enregistrement des réclamations, traiter et assurer le suivi des réclamations

Traitement des réclamations :
- Recevoir la sollicitation client, la catégoriser (incivilité, demande technique, insatisfaction, demande administrative) et évaluer son niveau d'urgence
- Assurer l'enregistrement des réclamations
- Traiter et assurer le suivi des réclamations
- Travailler en lien avec les équipes d'accompagnement social (signalement)
- Suivre les délais de traitement et apporter des réponses aux locataires

Gestion administrative :
- Assurer un appui auprès responsable d'agence
- Assurer la gestion des agendas de son équipe
- Rédiger les correspondances, notes, documents en respectant les chartes et procédures en vigueur
- Assurer la gestion du courrier : réceptionner, trier et enregistrer les différents courriers de réclamations dans le logiciel dédié ainsi que les règlements déposés à l'accueil
- Participer à la gestion administrative des dossiers (rédaction de courriers, préparation des dossiers d'état des lieux, édition des baux, classement...)

Compétences :
- Connaitre les fondamentaux de la relation clients, maitrise de l'outil informatique, dynamique, esprit d'équipe, autonomie.

Profil :
- Bac ou diplôme équivalent ou niveau de connaissance équivalent acquis par l'expérience.

Classification Catégorie 2 -Niveau 1

Experience: 3 An(s) - sur même poste

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.