Secrétaire d'accueil

En appui de la secrétaire générale de mairie, la secrétaire d'accueil assure les premiers contacts avec la population et met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale

1- Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers sur les domaines de : l'état civil, les élections, l'urbanisme, l'aide sociale.

2- Assurer le traitement du courrier et des mails, rédaction de courriers

3- Gestion de l'état civil (rédaction des actes, mise à jour des registres, établissement des livrets de famille...)

4- Instruction des dossiers d'urbanisme

5-Gestion des locations de salle

6- Gestion des dossiers de fêtes et cérémonies (invitations, déclaration SACEM...)

7- Rédaction des arrêtés de circulation

Missions évolutives selon le profil du candidat

- SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
- SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.