Agent d’accueil et d’etat civil (h/f)

Instruire et constituer les actes d’état civil, délivrer les livrets de famille et assurer la tenue administrative des registres. Assurer l’accueil physique et téléphonique du public.

Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil :

Accueil et renseignement du public

Tenue administrative des registres d’état civil

Etablissement des dossiers de mariage, décès, reconnaissances, naissances

Changement de nom

Enregistrement pacs

Gestion du cimetière, des concessions et espaces funéraires
- Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil :

Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil

Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, cartes d’identité, justificatifs de domicile,)

Contrôler l’authenticité des attestations fournies

Etablir différents actes d’état civil

Délivrance de documents administratifs (passeports, CNI, attestations,)
- Accueil et renseignement du public :

Accueil du public sur place ou par téléphone

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l’état civil

Expliquer les modalités et procédures d’acquisition d’un acte d’état civil
- Tenue administrative des registres d’état civil :

Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits

Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés

Rédiger des mentions et des courriers
- Etablissement des dossiers de mariage, décès, naissances, reconnaissances :

Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel

Apprécier les actes d’état civil du pays d’origine

Coopérer avec les traducteurs assermentés

Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage

Préparer le livret de famille

Inscrire le mariage dans le registre

Délivrer les documents annexes en matière de décès, naissances, reconnaissances
- Changement de nom :

Appliquer la procédure réglementaire
- Enregistrement des pacs :

Recevoir les partenaires pour la constitution du dossier

Vérification des pièces

Enregistrement du pacs
- Gestion du cimetière, des concessions et espaces funéraires

Délivrance et contrôle des titres de concessions

Autorisations de travaux

Préparation des travaux d’implantation des concessions

Conservation du patrimoine funéraire

Sauvegarde de sépultures présentant un intérêt architectural

Etablissement du règlement du cimetière

Conduite de la procédure de reprises des concessions abandonnées

Informatisation du cimetière

Savoir:
- Connaissance des services internes de la collectivité (organisation et activités)
- Connaissance d’organigramme de la collectivité
- Connaissance du fonctionnement du standard téléphonique d’internet

Savoir-faire:
- Techniques d’accueil et outils de communication
- Règles de bases en orthographe et grammaire
- Techniques d’écoute
- Techniques de régulation

Savoir être:
- Respect de l’obligation de discrétion professionnelle et du devoir de réserve
- Garant de la confidentialité et de l’authente des actes
- Qualités relationnelle et sens du contact avec le public