Au sein du département CSO, vous assurez les travaux de secrétariat à caractère parfois complexe d’une équipe dans les meilleures conditions de délais, fiabilité, conformité, afin de contribuer à la réalisation de ses missions en fournissant un service d’information, de consolidation, de vérification ou d’enregistrement.
1. Gérer l’agenda du Head of Group Communications and Public Affairs, du Group Chief Compliance Officer et Group Head of Sustainability afin d’organiser leurs réunions et assurer la logistique
2. Assurer un accueil de qualité à l'ensemble des interlocuteurs internes ou externes en veillant à les orienter et en leur apportant l’assistance et le conseil nécessaires
3. Coordonner le recueil, la circulation et la diffusion des informations émanant des différentes directions du Groupe ou de l’extérieur.
4. Réaliser, à leur demande, les supports visuels nécessaires à des présentations
5. Participer à l’organisation et au suivi des projets
6. Organiser les événements, le calendrier de l’année
7. Préparer les dossiers nécessaires au fonctionnement des directions et gérer le classement de ces documents.
8. Gérer le règlement des factures et le suivi budgétaire des trois directions et du Group Legal & Compliance.
9. Participer à divers projets transverses, en lien avec l’activité des directions, sur le volet logistique/assistanat
Required experience & competencies
10. Vous faites preuve d’organisation et de méthodologie, vous possédez une première expérience du secrétariat de direction (alternance comprise) dans laquelle vous avez collaboré avec et pour des dirigeants de haut niveau et / ou plusieurs équipes, répondant à un degré d’exigence très important.
11. Vous avez démontré vos capacités de réactivité, de prise d’initiatives et de discrétion dans un poste similaire et savez gérer les priorités.
12. Disponible, diplomate, vous aimez travailler en équipe, et savez utiliser vos aptitudes à la communication pour favoriser votre sens de l’échange et du service.
13. Précis(e), et doté(e) d’une forte attention aux détails, vous saurez apporter une qualité de service parfaite tout en véhiculant une image positive auprès des intervenants internes et externes.
14. La maîtrise de l’anglais à un niveau courant et des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) est indispensable.
Required Education
Baccalauréat Général et d’un BTS en Secrétariat - Assistanat de Direction
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