La ville de Puteaux (45000 habitants), située dans le département des Hauts-de-Seine, à proximité immédiate de Paris, bénéficie d'un emplacement stratégique entre le quartier La Défense et le coeur de ville.
Depuis plusieurs années, la collectivité a mis en place un cadre de vie de très grande qualité au bénéfice de ses habitants et poursuit son engagement dans de nombreux projets. Forte de ses 1500 collaborateurs, La Ville s'attache chaque jour à offrir un haut niveau de service public.
La Ville recrute
Un Responsable Administratif et Financier H/F pour son Conservatoire Sous l'autorité du Directeur du Conservatoire de Puteaux, vous aurez la responsabilité du service administratif et financier de l'établissement notamment sur les aspects humains, financiers et organisationnels en lien avec la pédagogie :
- Animer et encadrer l'équipe administrative du conservatoire (11 personnes);
- Assurer la gestion des procédures administratives et financières du conservatoire;
- Coordonner la gestion des différents locaux (Conservatoire, Palais de la danse et Espace Jules Verne);
- Assurer l'organisation des événements en partenariat avec les services supports.
Afin de mener à bien vos missions, vous aurez pour activités principales :
- Organiser et coordonner les secrétariats à la scolarité (danse, théâtre, musique et musiques actuelles) et la gestion des inscriptions (2800 inscrits);
- Gérer le personnel administratif et pédagogique : formations, congés (Octime), planning, suivi des heures supplémentaires et transmission aux RH;
- Assurer les entretiens professionnels des agents administratifs;
- Organiser et superviser les procédures administratives (délibérations, parapheurs, règlement intérieur) et juridique (marchés publics, conventions);
- Assurer le suivi du budget depuis la préparation jusqu'à la clôture budgétaire (suivi de l'exécution et contrôle);
- Assurer le suivi du budget de la saison artistique;
- Élaborer des bons de commande sur Sedit et rapprocher les factures ; gestion du E-parapheur;
- Gérer les dossiers de demande de subventions : élaboration des dossiers, suivi des bilans;
- Rédiger et gérer les conventions - gérer la location des salles du conservatoire et transmettre les éléments pour leur facturation;
- Gérer les marchés publics;
- Etre garant de la tenue de la régie d'avances manifestation du conservatoire;
- Rédiger les rapports d'activités;
- Assurer la communication et la gestion en lien avec les activités artistiques et pédagogiques de l'établissement :
- Veiller à la mise en oeuvre et au respect du règlement intérieur et des études;
- Préparer et participer aux diverses réunions (conseil pédagogique mensuel, conseil d'établissement, comité des usagers, réunions avec l'ensemble du corps professoral);
- Favoriser la communication et le dialogue avec les différents publics accueillis dans l'établissement;
- Assurer la gestion RH en lien avec le Directeur : suivi de l'organigramme, des postes, du plan de formation, gestion des fiches de recrutement, gestion mensuelles des heures supplémentaires/complémentaires, gestion des contrats des intermittents (GUSO);
- Tâches administratives diverses : élaboration du bilan d'activité, gestion du logiciel DuoNET, notes de service
Vous aurez également les activités occasionnelles suivantes :
- Effectuer des missions polyvalentes lors des manifestations du Conservatoire;
- Gérer les demandes d'associations et autre services en concertation avec la direction et la régie;
- Organiser des élections des délégués (parents, élèves, profs) lors des conseils d'établissement.
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