Assistante de gestion

Filiale du Groupe Constructa, Constructa Asset Management est présent sur les métiers de l’immobilier depuis plus de 50 années et aujourd’hui véritable plateforme de service reconnue.

Constructa Asset Management est la première société d’asset management indépendante en France pour compte de tiers et gère aujourd'hui un patrimoine de près de 12 milliards d’euros d’actifs pour 35 clients institutionnels, publics et privés ainsi que pour de grands fonds financiers internationaux. Ce volume représente près de 500 immeubles et plus de 2 millions de m² sur tout le territoire français.

Constructa Asset Management exerce 5 métiers clés :

Au sein de la Direction Technique, l’assistante administrative est un appui essentiel et transversal à l’ensemble de l’activité. Elle intervient dans l’articulation des 3 lignes métiers (Property Management / Comptabilité / Technique).

Dans le cadre du projet de modernisation et digitalisation de Cdu groupe CONSTRUCA, ce poste s’inscrit dans la mise en place avec succès de notre projet central de dématérialisation du cycle d’achat (facturation et du déploiement du logiciel ESKER). Ainsi, l’assistante aura pour missions principales les points suivants :

1. Gestion des communications fournisseurs (courrier, courriel, …).
2. Gestion du logiciel d’achat Esker CAM et CORPORATE.
3. Saisie des commandes CAM-intragroupe dans Esker CORPORATE.
4. Suivi et relance auprès des différents intervenants pour permettre la mise en paiement de la facture.
5. Rapprochement entre les factures et les informations manquantes (numéro de commande ou référence de contrat).
6. Gestion de la relation Fournisseurs en cas de factures mal libellées ou non correctement renseignées.
7. Garant(e) de la conformité du cycle : suivi et relance auprès des équipes internes en cas d’absence ou d’anomalie sur les ordres de services et contrats.
8. Administration du logiciel de gestion des risques et d’évaluation continue de la conformité des tiers (plateforme e-attestations).
9. Mise à jour des contrats dans notre plateforme de gestion en cas de changement par le fournisseur.
10. Suivi du cycle financier de facturation et relance auprès des interlocuteurs ou responsables de pôles.
11. Suivi de la base des fournisseurs (Création nouveau fournisseur / vérification des coordonnées bancaires Trustpair). Suivi et mise à jour des contacts si nécessaire.


Profile description

Diplômé(e) au minimum d’un niveau Bac+2/3 en Gestion, vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans en gestion administrative/ financière d’une activité de property management tertiaire. La pratique de la gestion contractuelle et opérationnelle des fournisseurs de ce secteur est importante.

Vous faites preuve de rigueur, d’autonomie, d’agilité, et de proactivité.

Votre esprit d’équipe, votre sens de l’organisation, ainsi que vos qualités relationnelles vous permettront de mener avec succès les missions qui vous sont confiées.

Vous êtes à l'aise sur les systèmes d’informations, la suite O365 et notamment Excel. La connaissance d’ESKER (achat) serait un réel atout.

Le Groupe CONSTRUCTA est fier d'être un employeur qui favorise l'égalité des chances. Nous sommes convaincus que la diversité des profils présents au sein d’une organisation est un facteur clé de performance, d’innovation et d’excellence. Promouvoir un environnement de travail diversifié et inclusif est donc un de nos objectifs stratégiques permettant notre succès à long terme.

Le Groupe CONSTRUCTA s'engage à offrir un accès équivalent à ses opportunités d’emploi et de développement de carrière sur la base des qualifications individuelles, sans tenir compte des différences liées à la religion, l’âge, le genre, l’origine sociale, ethnique ou culturelle, la nationalité, l’état de santé, le handicap physique et mental, ou l’orientation sexuelle.

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