Responsable scolarité du 1er cycle commun de l’université psl

Responsable scolarité du 1er cycle commun de l’Université PSL (F/H)

PSL (Paris Sciences & Lettres) est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, sciences économiques et sociales, humanités, ingénierie et en arts. Elle se compose de onze établissements : Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL.

Sa communauté (2.900 enseignants-chercheurs et 17.000 étudiants en formation initiale et continue) tire le meilleur parti du potentiel de ses 140 laboratoires pour bâtir de grands projets structurants, mais aussi des partenariats académiques ou industriels nationaux et internationaux. Sélective et engagée en faveur de l’égalité des chances, PSL est une université publique qui choisit ses étudiants pour leur talent et les forme au plus près de la recherche menée dans ses laboratoires.

Placée sous l’autorité fonctionnelle directe de la directrice du Collège Sciences, Humanités et Société ainsi que de la vice-présidente Formation, la personne recrutée assurera la coordination des activités administratives et de scolarité, en lien direct avec les directeurs des études et coordinateurs de disciplines des parcours de la formation.

Elle contribuera aussi au pilotage et au développement de la formation (enquêtes et évaluation des organismes de tutelle, suivi du coût de la formation, de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle, égalité des chances, etc.).

Elle encadrera une équipe constituée à ce jour de cinq assistantes de scolarité, une assistante administrative en charge des enseignants et une chargée de missions responsable du suivi des étudiants.

Elle sera en charge plus particulièrement de:

1. Organisation de la scolarité, planification et coordination des tâches sur l’année universitaire (de l’admission à la diplomation)
2. Paramétrage de l'outil de scolarité et validation de l’octroi de bourses sur critères sociaux (CROUS)
3. Proposition et conception des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du service
4. Information et accompagnement dans leurs démarches des étudiants et des enseignants
5. Management de l’équipe d’assistantes de scolarité et soutien actif dans les périodes denses
6. Participation à l’organisation des événements de diplomation, journées portes ouvertes, pré-rentrées
7. Échanges avec les lycées Henri-IV et Louis-le-Grand, les établissements-composantes de l’Université PSL engagés dans les formations
8. Accompagnement de l’ensemble des modules ou formations de l’Université PSL qui auraient des besoins en scolarité

PILOTAGE ET DEVELOPPEMENT

1. Contrôle de l’application des règles et des procédures administratives
2. Réalisation de tableaux de bord, enquêtes, suivi d’indicateurs, production des bilans statistiques
3. Suivi du budget, analyse et engagement des dépenses ayant trait au fonctionnement du Collège Sciences, Humanités et Société
4. Suivi, pilotage et amélioration continue des procédures liées à la masse salariale
5. Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
6. Suivi de l’évolution de la réglementation de l’enseignement supérieur et mise en œuvre dans l’organisation des études
7. Rédaction des documents administratifs officiels, préparation de dossiers et conventions
8. Organisation et suivi des instances de la formation

Le développement du premier cycle de l’Université PSL étant particulièrement dynamique, de nouvelles missions sont également susceptibles d’émerger.

Le ou la responsable de la scolarité est basé.e sur le campus Jourdan de l’ENS-PSL (75014). Il.elle sera aussi amené.e à se déplacer très fréquemment sur différents sites de l’Université PSL et de ses partenaires.

Poste ouvert aux:

Titulaires de la fonction publique (Catégorie A) : Par voie de détachement sur contrat

Non titulaires de la fonction publique: CDD de 36 mois

Congés: 25 CP + 24 RTT /année complète

Télétravail selon politique de PSL et activités du service

Ecole de formation interne

Tickets restaurant ou accès au CROUS des personnels

Participation mutuelle santé

Evènements culturels


Profil du candidat


Savoirs et compétences attendus

Diplôme niveau Bac + 5 (ou équivalent grâce aux expériences antérieures)

Connaissance de l’enseignement supérieur et du fonctionnement des établissements publics d’enseignement supérieur

Techniques et expérience de management

Méthodologie de conduite de projet

Capacité de rédaction

Capacité de gestion de budget

Langue anglaise: niveaux B1-B2 minimum du CECRL


Compétences opérationnelles

1. Ingénierie de formations et mise en œuvre des décisions de la directrice du Collège Sciences, Humanités et Société
2. Expérience obligatoire d’un ou plusieurs outils et logiciels de scolarité de l’enseignement supérieur
3. Excellente maîtrise et expérience avérée du logiciel Excel
4. Expériences des outils de gestion et de communication informatiques
5. Expérience des procédures dans la gestion administrative d’une structure d’enseignement
6. Capacité à planifier les activités et les échéances
7. Capacité à gérer des urgences
8. Réalisation de synthèses et de documents
9. Encadrement et animation d’une équipe
10. Prévention et gestion des conflits ou situations sensibles


Compétences personnelles et relationnelles

1. Forte capacité d’initiative, d’organisation et grand sens des responsabilités
2. Capacité à communiquer et qualités relationnelles, avec des publics variés
3. Faire preuve d’une grande autonomie et d’anticipation
4. Savoir rendre compte à sa hiérarchie
5. Faire preuve de discrétion et de rigueur


Non discrimination, ouverture et transparence

L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

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