Chargé de gestion administrative (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Europe et international > Gestion des affaires internationales Grade(s) recherché(s) Attaché
Attaché principal
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité du chef du Service Interreg MED, il ou elle assure la gestion administrative institutionnelle et opérationnelle du service. De plus, il ou elle répond aux besoins d'information générale et de documentation des parties prenantes du programme (porteurs de projets, contrôleurs, Etats membres). Missions / conditions d'exercice Activités relatives à la gestion administrative institutionnelle et opérationnelle :
Traduire et produire la documentation du programme (rapports de mise en oeuvre, comptes rendus, courriers, documents divers, etc.) ;
Gérer, avec le chef de service et les responsables d'unités, le planning du service ;
Contribuer au bon déroulement des activités du service en gérant des tâches administratives collectives diverses (logistique, fournitures, réservations de salle, inscriptions événements, …) ;
Assurer le lien entre le SIM et les autres services de la Région, notamment en termes de procédures administratives et de logistique ;
Gérer le courrier et les notes internes/externes du service par le biais du logiciel de l'Institution (ELISE) ;
Gérer, avec le chef de service et le chef de service adjoint, certains dossiers de ressources humaines (stages, volontaires, prise de poste, congés, suivi des missions …) ;
Créer, mettre à jour et alimenter des tableaux de bord divers ;
Contribuer, de façon globale, à l'effort commun en termes de production et suivi d'outils et documents internes et externes.
Activités relatives à la communication / documentation :
Etre l'interlocuteur privilégié pour les partenaires externes (accueil téléphonique et physique, correspondance et renseignements) ;
Gérer et préparer les réunions transnationales (en ligne ou sur site) du programme dans l'espace de coopération (séminaires, comités, évènements de communication de grande envergure) ;
Assurer l’accès interne et externe aux informations et aux résultats notamment par la mise à jour de la plateforme Web du programme ;
Assurer l’archivage physique et informatique de la documentation du programme.
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au
moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité. Profils recherchés Formation supérieure universitaire, de préférence en langues étrangères.
Expérience professionnelle d’au moins 3 ans sur un ou des postes similaires de préférence dans le domaine de la gestion des fonds structurels ;
Expérience professionnelle appréciée en matière de communication/documentation institutionnelle ;
Très bonne connaissance du fonctionnement interne d'une Institution publique ;
Très bonne connaissance des outils informatiques bureautiques Office ;
Langues : le Programme étant bilingue, la maîtrise parfaite du français ou de l’anglais et la bonne maîtrise de l’autre langue sont indispensables. La bonne connaissance d'une troisième langue du Programme est un atout.