Agent d'accueil isstuniversité paris 1 panthéon- sorbonne

Activités principales :
Assurer l’accueil téléphonique et physique et l’accès aux ressources numériques :
- Gestion du standard téléphonique du centre,
- Surveillance des entrées et orientation des usagers se présentant à l’accueil,
- Mise en alerte du gardien et / ou du responsable administratif pour tout dysfonctionnement constaté,
- Préparation des cafés d’accueil et des pauses café,
- Création d’un compte invité pour les stagiaires de l’ISST dédié à l’accès aux ressources numériques,
principalement l’accès au Wi-Fi et à la documentation électronique,
- Informer par mail les stagiaires de la création de leur compte et énoncer la procédure.
Assurer la gestion du courrier et la réception des livraisons :
- Gestion du courrier du centre en action coordonnée avec le service intérieur du centre Panthéon,
- Réception des livraisons du centre en action coordonnée avec la gestionnaire en charge de la comptabilité
budgétaire de l’ISST.
· Participer à la préparation des salles de cours et à la veille sanitaire des espaces ouverts aux usagers :
- Préparation des salles de cours (dont manutention et installation des tables et des chaises) en action
coordonnée avec l’agent en charge des équipements pédagogiques audiovisuels et numériques,
- Participation à la logistique d’accueil mise en œuvre pour l’organisation d’événements ponctuels de type
colloque, conférences-débats en droit du travail, journées de droit social.
- « Veille propreté » au niveau des espaces ouverts aux usagers en action coordonnée avec le gardien du centre.
Assurer la gestion du stock de consommables et veiller à l’entretien de tout le matériel ménager :
- pilotage des commandes de produits alimentaires (et produits et associés) en action coordonnée avec la
gestionnaire en charge de la comptabilité budgétaire de l’institut pour le renouvellement du stock,
- surveillance de la date limite de consommation des denrées alimentaires,
- entretien du matériel ménager (machines à café, carafes d’eau principalement).
Apporter un appui à la coordination des stages :
- gestion de la feuille du menu des stagiaires,
- contribution, en cas de besoin de la coordinatrice des stages, à la collecte des pièces justificatives de frais de
transport auprès des stagiaires.
Participer à la communication externe et interne de l’ISST :
- élaboration de la note interne hebdomadaire d’informations appelées « La semaine prochaine à l’Institut » en
action coordonnée avec la responsable pédagogique,
- participation occasionnelle à la rédaction de bordereau d’envoi de documents et à des tâches de secrétariat