Assistant du service carrières et paies (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Gestion des ressources humaines > Ressources humaines, statut et rémunération Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Assister la cheffe du service et les responsables de pôle dans l’organisation du service et du planning :
Assurer la gestion administrative du service
Transmettre chaque mois, aux gestionnaires et aux responsables, les éléments variables de pais envoyés par les services Missions / conditions d'exercice Assister la cheffe du service et les responsables de pôle dans l’organisation du service et du planning :
-gérer les agendas des encadrantes selon leurs demandes (prise de rendez-vous, réservation de salles, etc).
-planifier les rendez-vous des gestionnaires pour la PPR et la retraite.
-recueillir les souhaits de congés de l’équipe, établir un planning, et le communiquer à l’équipe après validation de la cheffe de service.
-organiser les réunions de service selon la planification demandée (réservation de salle, envoi de l’invitation et de l’ordre du jour, impression des documents pour la réunion).
-rédiger et mettre en forme tout type de documents : comptes rendus, notes, actes et courriers administratifs, extractions du logiciel SEDIT…
-faire les bons de commande du service.
Assurer la gestion administrative du service :
-suivre et garantir le circuit de signature des actes administratifs (transmission des parapheurs, dispatch).
-réceptionner les parapheurs, enregistrer les actes signés dans le tableau de suivi, et les dispatcher entre les gestionnaires.
-gérer la réception et l’envoi du courrier du service.
-photocopier et classer le courrier et les dossiers nécessaires pour le dossier du mois suivant.
-envoyer les actes signés par courrier interne aux managers pour notification aux agents.
Transmettre chaque mois, aux gestionnaires et aux responsables, les éléments variables de pais envoyés par les services.
En appui du Pôle carrières et paies, traiter des dossiers spécifiques liés à la carrière et la paie :
-Médailles : publipostage des courriers sur la base de l’étude, confectionner les dossiers, les déposer sur la plateforme de la préfecture, commander les médailles.
-Promotion Interne : faire les dossiers (dispenses, attestation de formation, recherche arrêté).
-Avancement d’échelon : publipostage mensuel, et assurer la mise en signature des arrêtés.
-Avancement de grade : publipostage des courriers annuels d’avancement de grade, envoi aux agents, réception des attestations d’acceptation, et transmission aux gestionnaires.
-Complément indemnitaire annuel (CIA) : publipostage annuel.
Assurer la transmission des actes au contrôle de légalité (Préfecture).
Mise sous pli confidentielle des bulletins de paie :
-réserver les salles pour la mise sous pli en fonction du calendrier de paie.
-accueillir et guider la mise sous pli avec le prestataire.
En appui du Pôle MEAR (Maintien dans l’emploi, absentéisme et retraite) :
-prendre les rdv auprès les médecins et faire les courriers de convocation aux agents,
-faire la saisine du conseil médical,
-effectuer la gestion des dossiers d’accident de travail et maladie professionnelle,
-préparer les dossiers RTB (rétablissement auprès du régime général),
-classer les documents dans les dossiers des agents,
-saisir les courriers et arrêtés sur le TPT (temps partiel thérapeutique),
-notification des arrêtés aux agents et envoi dans les services,
-saisie des arrêts de travail (CITIS) dans le logiciel SEDIT.
Accueil :
-assurer l’accueil téléphonique et physique au sein du service carrières et paies,
-participer ponctuellement à l’accueil du service immédiat RH.
Archivage et confection des registres du personnel :
-Prise en charge de l’archivage des dossiers via le service archives et documentation
-Préparer les registres et participer à leur réalisation
Gestion administrative :
-traiter et rédiger tous types de courriers et attestations.
-renseigner les différents tableaux de bord.
-trier, classer et archiver les documents dans le dossier administratif de l'agent.
Aider les gestionnaires, à la demande des responsables, sur les missions liées à la gestion de la carrière et de la paie :
-édition des contrats et mise en signature.
-saisie et contrôle de paies du personnel en lien avec les gestionnaires.
-téléphoner aux agents pour la signature des contrats.
-numéroter les dossiers des agents.
Saisir les modifications d’affectation des agents dans le logiciel SEDIT (mise à jour en fonction de l’organigramme des services). Profils recherchés Statut de la fonction publique territoriale (FPT)
Maîtrise des composantes de la paie
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Maitrise de gestion administrative
Maitrise des techniques d'accueil
Maitrise outil informatique et bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Access)
Rédiger un document, compte rendu, courrier, notices, bon de commande, instructions et procédures
Appliquer et faire respecter une règle, une procédure, un dispositif
Rendre compte
Rechercher et classer des informations
Prioriser une activité, une tâche selon les délais ou objectifs fixés
Aisance relationnelle
Autonomie
Aisance orale
Capacité à travailler en équipe
Discrétion professionnelle
Faire preuve de rigueur
Faire preuve de réactivité
Sens de l’écoute
Sens de l’organisation