Secretaire generale de mairie

Agenda du maire
- protocole
- communication site internet – affichage panneau extérieur
- relations avec les adjoints et les conseillers municipaux
- conseil municipal : convocation – participation aux réunions – comptes rendus – rédaction des délibérations et transmission au contrôle de légalité – mise en œuvre administrative des décisions
- commissions d’élus : convocation – participation aux réunions et mise en œuvre administrative des décisions
- gestion des courriers et courriels divers
- CCAS : convocation – participation aux réunions – comptes rendus – rédaction des délibérations et transmission au contrôle de légalité – mise en œuvre administrative des décisions d’action sociale - supervision des actions de l’Espace Communal de Service
- tenue des registres de procès-verbaux, des délibérations et des arrêtés municipaux
- gestion administrative des actes relatifs au pouvoir administratif de police du maire, de la Défense Extérieure Contre l’Incendie et du Plan Communal de Secours
- organisation du tirage au sort annuel des jurés d’assises
- relations avec les associations et divers partenariats
- organisation administrative des événements initiés par la Commune (fête patronale, feux d’artifice, cérémonies, vins d’honneur…)
- relations avec les écoles communales
- participation aux mariages en l’absence de l’agent Officier d’Etat Civil délégué aux mariages
- organisation des élections : suivi de la liste électorale et secrétariat de la Commission de contrôle, relations avec l’INSEE, mise à jour du Code électoral et organisation des scrutins en relation avec la préfecture
- gestion des versements aux archives communales
- impressions des actes produits par MOULINS COMMUNAUTE, versement dans la base commune après signature, notification aux agents
- mandatement des rémunérations, des indemnités des élus et des charges, suivi de la masse salariale
- action sociale en liaison avec le CNAS
- réponses aux demandes d’emploi
- organisation des recrutements, participation aux jurys de recrutement, publicité des vacances de poste, recrutement d’apprentis
- gestion des temps de l’ensemble du personnel
- RIFSEEP
- préparation, mise en forme et mise en sécurité juridique des budgets communaux
- suivi de l’exécution budgétaire notamment en section d’investissement : suivi des devis signés et suivi des crédits disponibles
- suivi des crédits alloués aux services avec chaque responsable : enfance, technique et intergénérationnel
- suivi des contrats passés avec les fournisseurs
- signature par délégation du maire des bons de commande en l’absence d’élu en mairie
- demandes de subventions d’investissement et suivi de leur recouvrement
- gestion administrative des marchés publics inférieurs à 40 000 €

agenda du maire
- protocole
- communication site internet – affichage panneau extérieur
- relations avec les adjoints et les conseillers municipaux
- conseil municipal : convocation – participation aux réunions – comptes rendus – rédaction des délibérations et transmission au contrôle de légalité – mise en œuvre administrative des décisions
- commissions d’élus : convocation – participation aux réunions et mise en œuvre administrative des décisions
- gestion des courriers et courriels divers
- CCAS : convocation – participation aux réunions – comptes rendus – rédaction des délibérations et transmission au contrôle de légalité – mise en œuvre administrative des décisions d’action sociale - supervision des actions de l’Espace Communal de Service
- tenue des registres de procès-verbaux, des délibérations et des arrêtés municipaux
- gestion administrative des actes relatifs au pouvoir administratif de police du maire, de la Défense Extérieure Contre l’Incendie et du Plan Communal de Secours
- organisation du tirage au sort annuel des jurés d’assises
- relations avec les associations et divers partenariats
- organisation administrative des événements initiés par la Commune (fête patronale, feux d’artifice, cérémonies, vins d’honneur…)
- relations avec les écoles communales
- participation aux mariages en l’absence de l’agent Officier d’Etat Civil délégué aux mariages
- organisation des élections : suivi de la liste électorale et secrétariat de la Commission de contrôle, relations avec l’INSEE, mise à jour du Code électoral et organisation des scrutins en relation avec la préfecture
- gestion des versements aux archives communales
- impressions des actes produits par MOULINS COMMUNAUTE, versement dans la base commune après signature, notification aux agents
- mandatement des rémunérations, des indemnités des élus et des charges, suivi de la masse salariale
- action sociale en liaison avec le CNAS
- réponses aux demandes d’emploi
- organisation des recrutements, participation aux jurys de recrutement, publicité des vacances de poste, recrutement d’apprentis
- gestion des temps de l’ensemble du personnel
- RIFSEEP
- préparation, mise en forme et mise en sécurité juridique des budgets communaux
- suivi de l’exécution budgétaire notamment en section d’investissement : suivi des devis signés et suivi des crédits disponibles
- suivi des crédits alloués aux services avec chaque responsable : enfance, technique et intergénérationnel
- suivi des contrats passés avec les fournisseurs
- signature par délégation du maire des bons de commande en l’absence d’élu en mairie
- demandes de subventions d’investissement et suivi de leur recouvrement
- gestion administrative des marchés publics inférieurs à 40 000 €

ACTIVITES :

Emploi de direction

Travail en équipe

Collaboration avec tous les services municipaux

Collaboration avec les élus

COMPETENCES :

Savoirs :
- connaissance des domaines de compétences des communes et leur organisation
- connaissance du statut de la FPT, du Code de la commande publique, du Code électoral
- maîtrise des logiciels métier

Savoir-faire :
- savoir encadrer, piloter, suivre et contrôler les actions des services
- savoir réagir notamment dans le cadre de situations d’urgence
- savoir mettre en œuvre, organiser et coordonner les activités, gérer la polyvalence, le temps et les priorités
- savoir vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire de l’action communale
- savoir respecter les délais règlementaires
- savoir impulser une dynamique dans les équipes et avec les différents partenaires

Savoir être :
- avoir le sens du service public, être capable d’autonomie, d’initiative et d’organisation, savoir diriger une équipe de travail et savoir prendre en compte les caractéristiques de tous les publics
- posséder des qualités relationnelles de dialogue, d’analyse, d’adaptation et de réactivité, d’écoute, de diplomatie et d’empathie
- respecter la déontologie, le devoir de réserve et l’obligation de discrétion professionnelle
- mettre à jour régulièrement les connaissances dans tous les domaines de compétence