Responsable administratif et financier

1-Comptabilité, finances, contrôle de gestion, reporting, rapport d’activités :

- Etablir les documents budgétaires et comptables en conformité la comptabilité publique (nomenclature M57) à partir du logiciel métier (SEDIT) et mettre en place le compte financier unique (CFU) en lien avec la Trésorerie
- Assurer la gestion de l’exécution financière des contrats liés à la démarche Ecocité : émission des bons de commande, mandats et des titres de recettes ; gestion des flux vers la DGFIP
- Elaborer les conventions annuelles d’investissement entre le GIP Ecocité et les membres fondateurs, lancer et suivre les appels de fonds
- Effectuer un suivi de l’exécution des conventions annuelles et assurer la gestion financières et administrative de leurs clôtures
- Etablir et suivre les conventions de subventionnement conclues avec les partenaires du GIP Ecocité, de l’Etat et de ses satellites (AFD, ADEME, Banque des territoires etc.), Région en lien avec les chefs de projet de la structure
- Élaborer et suivre le budget en conformité avec les choix stratégiques du Conseil d’administration et de la direction du GIP Ecocité
- Réaliser le reporting budgétaire, comptable et financier
- Assurer la mission de régisseur du GIP Ecocité
- Faire l’interface avec les partenaires du GIP Ecocité (membres fondateurs et personnalités publiques) en matière de suivi budgétaire, comptable et financier
- Accompagner le directeur dans l’élaboration des orientations budgétaires, le suivi et l’évaluation des activités du GIP Ecocité en lien avec les chefs de projet de la structure
- Afin de suppléer à d’éventuels aléas ou d’éventuelles contraintes de fonctionnement, former les chefs de projet aux outils de système d’information et de gestion financière (SIGF) SEDIT notamment sur les engagements financiers et leurs préalables, la vérification et saisie des factures

2- Ressources humaines et Gestion administrative :

-Mettre en place les procédures de gestion et les indicateurs nécessaires au suivi des activités et au reporting à la direction
-Veiller au respect des procédures, des délais et obligations
-Assurer l’établissement et la gestion de la paie (et des flux financiers associés)
- Assurer le suivi des congés sur le logiciel métier et l’application des règles en vigueur
- Conduire les procédures de recrutement (publication des offres, réception des candidatures, entretien en lien avec le Directeur, simulation de propositions salariales, établissement des contrats de travail)
- Assurer des missions de management transversal afin d’optimiser la coopération avec l’équipe projet du GIP Ecocité : suivre le respect des règles, des délais et procédures des agents du GIP notamment en ce qui concerne les procédures de marchés publics, l’exécution des marchés, congés et autres absences) et les référents Ecocité des partenaires du GIP (membres fondateurs et personnalités publiques)
- Gérer les cartes titres restaurant (acquisition et alimentation des cartes) et la complémentaire santé des agents

3- Droit administratif :

- Assister le directeur dans la préparation du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale dans le respect des obligations légales
- Rédiger les rapports aux instances de gouvernance
- Suivre la programmation et l’organisation des instances du GIP (Conseil d’administration, Assemblée générale, Comité de pilotage) en faisant l’interface avec les partenaires du GIP (secrétariats et Cabinets) : courriers d’invitation, vérification des présences (quorum)
- Préparer les délibérations du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale
- Veille juridique
- Gérer les assurances du groupement

4-Commande publique :
- Mettre en œuvre et suivre les procédures d'achat
- Gérer d’un point de vue administratif et juridique les procédures
- Rédiger les pièces administratives et financières des marchés
- Gérer la phase de publication sur la plateforme de gestion des marchés (marchés sécurisés)
- Contrôler les analyses des offres réalisées par les chefs de projets
- Attribuer et notifier les marchés sur la plateforme de gestion des marchés publics
- Assurer l’exécution financière et comptable des marchés
- Participer aux procédures précontentieuses
- Afin de suppléer à d’éventuels aléas ou à des potentielles contraintes de fonctionnement, former les chefs de projet à la plateforme de gestion sécurisée des marchés publics

5- Gestion informatique :

- Assurer le bon fonctionnement des outils informatiques en autonomie ou en lien avec des prestataires
- Administrer le Sharepoint
- Assurer l’équipement des nouveaux arrivants.

Selon les besoins de la direction, il peut être demandé à l'agent de réaliser, sur un temps déterminé, toutes missions relevant du cadre d’emploi.