Agent d’accueil d.r.h

Relation avec l’ensemble des services municipaux

MISSION & ACTIVITES

Accueil général de la Direction en lien étroit avec l’autre agent d’accueil :

• Accueil visiteurs en fonction des horaires d’ouverture au public et orientation des agents vers le service ou l’interlocuteur concerné.

• Centralisation des appels téléphoniques, prendre les messages et rediriger les communications.

• Être en mesure d’intervenir sur d’autres secteurs ou en renfort ponctuel de la Direction

Transmission des actes administratifs produits par les services Gestion du Personnel et Finances et Carrières :

• Enregistrement sur Excel les arrêtés individuels portant sur la carrière des agents et/ou leur position administrative, ainsi que les courriers de notification et tout le courrier sortant de la DRH.

• Préparation des parapheurs et suivi (mise à la signature de Monsieur le Maire, retour de l’Hôtel de Ville..). Transmettre les actes signés en Préfecture et au Trésor Public

• Notification des actes aux agents.

• Procéder à l’archivage des actes.

Missions complémentaires :

• Référent (e) du Registre Sécurité pour la DRH.

• Veiller à présenter un espace agréable et accueillant de la DRH et gérez la documentation des espaces d’accueil.

• Assurer les commandes de fournitures et de matériel de bureau.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Savoir :

• Connaissances des métiers de la fonction publique territoriale

Savoir-faire :

• Maitrise des outils de bureautiques

Savoir être :

• Organisation et méthode

• Sens de l’écoute, de l’accueil et du conseil

• Réserve et discrétion

• Sens du travail en équipe

• Maîtrise des outils bureautiques

• Autonomie et capacité d’initiative

• Gestion en parallèle de nombreux dossiers

• Temps de travail et gestion des congés à organiser avec votre binôme.