Secrétaire générale de mairie/ liste d'aptitude, promotion interne

IDENTIFICATION DU POSTE :

Direction et service : Agent polyvalent des services Administratifs

Catégorie : B

Cadre d'emploi : Rédacteur Territorial

Temps de travail du poste : 26h25

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :

Supérieur direct : Le Maire

MISSION GENERALE DU POSTE / ACTIVITE ET TACHES RELATIVES AU POSTE :

Assistance à l'autorité territoriale
- Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
- Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

Organisation du Conseil Municipal
- Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques
- Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil Municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture)

Elaboration du budget / dossiers de subvention / marchés publics / urbanisme
- Elaboration du budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie.
- Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subvention et suivi administratif et financier des projets.
- Assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics
- Comptabilité
- Etablissement de la paye
- Suivi de l'urbanisme (enregistrement des demandes de CU, DP, PC)

Secrétariat du Maire et des Elus
- Préparer la tenue de réunion de commissions thématique en lien avec les projets communaux
- Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles
- Répondre aux courriers divers

Etat Civil
- Enregistrer et rédiger des actes d'Etat Civil (naissances, reconnaissances mariages, décès)
- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'Etat Civil
- Délivrer les extrait ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l'Officier d'Etat Civil lors de la célébration des mariages
- Tenue des registres d'Etat Civil et suivi des déclarations d'actes (apposer les mentions marginales, préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)).

Formalités administratives diverses
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes - suivi avec les autorités militaires
- Rédaction des actes administratifs de ventes
- Rédaction des baux à fermes, contrat de location
- Classement et archivage

Elections politiques et professionnelles
- Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiation.
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement les bureaux de votes
- Respecter les procédures liées aux scrutins

Gestion de l'eau
- Elaboration de la facturation
- Déclarations d'activité : Pollution / Collecte collectivité / Prélèvement collectivité

Gestion du cimetière
- Accueillir le public, renseigner sur l'organisation du cimetière
- Gestion des concessions
- Tenir et mettre à jour le registre du cimetière
- Assurer l'actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect

Ressources humaines
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
- Suivi de l'absentéisme, des dossiers assurance statutaire
- Elaboration des actes administratifs (contrats, ...) Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation...)

Autres activités
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion des salles communales
- Recensement obligatoire
- Gérer les relations avec les associations et suive les partenaires

Polyvalence
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public.

CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Travail en intérieur, sauf exception (fêtes et cérémonies ...)
- Déplacements (Formations, réunions, ...)

CONTRAINTES PARTICULIERES LIEES AU POSTE :
- Présence aux cérémonies d'Etat Civil
- Présence aux scrutins électoraux

COMPETENSES PROFESSIONNELLES :

Savoir-Faire
- Maîtrise des procédures budgétaire et comptable (nomenclature M57)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Exel, logiciel spécifique)

Savoir être
- Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation
- Sens du contact et de la communication
- Sens du service public
- Méthode et rigueur
- Autonomie, initiative
- Discrétion
- Disponibilité